• Videokonferenz-Link mit Outlook versenden
• Termin bearbeiten
• Raum bearbeiten
• Weitere Funktionen
• Einwahl über individuelle Teilnehmer-Links

Videokonferenz-Link mit Outlook versenden 

1. Erstellen Sie einen neuen Termin im Outlook-Kalender.
2. In der Outlook-Menüleiste finden Sie den Button „ViKo“.
3. Wenn Sie diesen Button klicken und eingeloggt sind, wird automatisch ein neuer ViKo-Raum in Ihrem ViKo-Konto erstellt. Beginn und Ende sowie ein vorhandener Titel des Outlook-Termins werden für den Videokonferenz-Raum übernommen. 
4. In Ihrem Outlook-Feld „Ort“ ist der Teilnehmerlink eingefügt.
5. Am Ende der Nachricht finden Sie sämtliche Einwahldaten.
6. Der Termin mit dem ViKo-Link kann nun an die Teilnehmer versendet werden.

Termin bearbeiten

Werden nachträglich Titel, Beginn oder Ende des Outlook-Termins geändert, bekommen Sie automatisch eine Bestätigungs-Aufforderung. Mit Klick auf „Raum aktualisieren“ werden Ihre Änderungen gespeichert. Hinweis: Titel, Beginn und Ende der Videokonferenz lassen sich nur in Outlook ändern.

Raum bearbeiten

1. Den angelegten Videokonferenz-Raum können Sie bearbeiten, indem Sie auf den Button „ViKo-Raum konfigurieren“ klicken.
2. Ein neues Browser-Fenster öffnet sich und Sie gelangen in die Raumverwaltung. Siehe Punkt „Raum konfigurieren“
3. Klicken Sie nach dem Speichern Ihrer Änderungen auf „OK“, um die neue Raumkonfiguration für den Termin zu übernehmen.

Weitere Funktionen 

• „Einwahldaten einfügen“: Mit diesem Button können Sie die ViKo-Einwahldaten in das Textfeld des Termins erneut einfügen, falls diese entfernt wurden.
• „Raum als Moderator betreten“: Ein neues Browser-Fenster wird geöffnet und Sie können den Raum direkt betreten. 
• „Moderator-Link kopieren“: Mit Klick auf den Button wird der Moderator-Link in der Zwischenablage abgespeichert.
• „Teilnehmer-Link kopieren“: Mit Klick auf den Button wird der Teilnehmer-Link in der Zwischenablage abgespeichert.
• „Raum löschen“: Möchten Sie den angelegten Raum löschen, klicken Sie auf diesen Button.
• „Raumvorlage auswählen“: Mit Klick auf den Button „Einstellungen“ können Sie eine Raumvorlage auswählen. Die Raumvorlagen müssen vorher im ViKo-System angelegt worden sein. Siehe Punkt „Raumvorlagen“

Einwahl über individuelle Teilnehmer-Links

Wenn Sie für Ihre ViKo-Besprechung keinen öffentlichen Teilnehmer-Link versenden möchten:

1. Klicken Sie auf „ViKo-Raum konfigurieren“. 
2. In der Raumverwaltung können Sie unter „Einwahl“ die Funktion „Ausschließlich Einwahl über individuelle Teilnehmer-Links erlauben“ aktivieren. Siehe Punkt „Öffentlicher Moderator-/Teilnehmer-Link“
3. Klicken Sie nach dem Speichern Ihrer Änderungen auf „OK“, um die Ihre Einstellungen für den Termin zu übernehmen.

Nun wird Ihre Einladung über Outlook ohne Teilnehmer-Link versendet. Sie bekommen den Hinweis „Individuelle Einladung benötigt“. Sie können die individuellen Teilnehmer-Links nun über Ihre Teilnehmer-Verwaltung in ViKo versenden. Siehe Punkte „Teilnehmer hinzufügen/entfernen“ und „Teilnehmer einladen“