Hilfe

Ein umfangreicher Hilfebereich unterstützt ByCS-ViKo-Nutzer*innen mit Anleitungen und Beschreibungen zu allen Verwaltungs- oder Anwendungs-Möglichkeiten.

Raum bearbeiten

Per Klick auf einen Raum aus Ihrer Raumliste gelangen Sie in die Raumbearbeitung. Die Raumbearbeitung ist in sieben Bereiche unterteilt, anwählbar per Reiter: „Daten“, „Konfiguration“, „Einwahl“, „Teilnehmer“, „Gruppenräume“, „Abstimmung“ undDateien“.

Während eine Videokonferenz läuft, ist eine Bearbeitung des Raumes in der Verwaltung nicht möglich. Es erscheint die Meldung „Achtung: Der Raum ist aktiv. Deshalb können hier momentan keine Änderungen vorgenommen werden.“ Sie haben im Raum zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten. Siehe Punkt „Funktionen im Raum (Moderator)“

Daten

Unter „Daten“ befinden sich Angaben, die bereits bei der Raumerstellung angelegt wurden, wie der Name und der Verfügbarkeitszeitraum des Raumes. Diese Angaben sind hier nochmal änderbar. Zudem können Sie in einem Textfeld weiterführende Beschreibungen zum Raum hinzufügen. Im Eingabefeld „Beschreibung“ stehen Ihnen dabei verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Branding/Logo

Im Bereich „Branding“ können Sie Ihr Firmenlogo hochladen, ändern oder löschen. Es wird dann bei der Anmeldung in einem Raum angezeigt.

  1. Mit Klick auf den Button „Logo ändern“ können Sie die gewünschte Datei auswählen und hochladen. Empfohlenes Format: 240 × 70 px auf weißem Hintergrund im PNG-Format. 
  2. Es erscheint eine Vorschau, wie Ihr Logo den Teilnehmern im Raum dargestellt wird.
  3. Mit Klick auf den Button „Speichern“ wird das neue Logo angelegt.
  4. Mit Klick auf den Button „Löschen“ wird Ihr eingestelltes Logo entfernt und es erscheint wieder das Visavid-Logo.   
  5. Wird kein Logo hinterlegt, erscheint das Visavid-Logo.

Konfiguration

Siehe Punkt „Raum konfigurieren“

Einwahl mit öffentlichem Moderator-/Teilnehmer-Link

Möchten Sie Teilnehmern den Zutritt zu einem Raum ermöglichen, die nicht in Ihrer Teilnehmerliste angelegt sind? Oder möchten Sie einen Teilnehmer nachträglich unkompliziert zu einer Videokonferenz einladen? Dazu wird Ihnen ein Link erstellt, den Sie versenden und anbieten können.

Mit dem Moderator-Link können Sie Moderatoren ‒ das sind Nutzer mit administrativen Rechten ‒ unkompliziert nur durch Weitergabe der URL an der Videokonferenz teilnehmen lassen. Und mit dem Teilnehmer-Link können Sie Teilnehmer ‒ Nutzer ohne administrative Rechte ‒ durch Weitergabe der URL teilnehmen lassen.

Die öffentlichen Links für Moderatoren und Teilnehmer finden Sie, wenn Sie einen Raum bearbeiten, unter dem Reiter „Einwahl“. Mit Klick auf „Link kopieren“ wird der Link in Ihrer Zwischenablage gespeichert und Sie können ihn sich in das Browserfenster kopieren.

Dieser Link ist beliebig oft wiederverwendbar und erlaubt jedem, der den Link vorliegen hat, den Zutritt. Wenn Sie diesen Link an eine weitere Person weitergeben, weisen Sie ihn bitte daraufhin, dass dieser Link nicht weitergegeben werden soll ‒ außer Sie wünschen das.

QR-Code

Für ViKo-App-Nutzer: Teilnehmer-Link und Moderator-Link können auch als QR-Code ausgegeben werden. Pro Link gibt es einen QR-Code. Dieser kann zum Weiterleiten heruntergeladen und dann mit dem Smartphone gescannt werden.

Raumnummer

Alternativ kann der Moderator die Teilnehmer mithilfe einer Raumnummer einladen. Die jeweilige Raumnummer wird unterhalb des Teilnehmer-Links bzw. bei den Telefon-Einwahl-Daten angezeigt.

Ausschließlich Einwahl über individuelle Teilnehmer-Links erlauben

Wird diese Sicherheits-Funktion aktiviert, sind keine öffentlichen Links mehr nutzbar.

 

Einwahl mit Einwahl-Code

Mehr Sicherheit durch zusätzlichen Passwortschutz: Unter dem Reiter „Einwahl“ finden Sie den Schalter „Raum nur mit Einwahl-Code betretbar“. Wird diese Funktion aktiviert, wird ein Einwahl-Code ausgegeben, den Sie jeweils unter dem Moderator-Link und unter dem Teilnehmer-Link bzw. unter Moderator-Zugang und unter Teilnehmer-Zugang finden. Versenden Sie nun den Einladungslink, kann der Gast nur mit diesem Code den Raum betreten. Der Code wird bei der Anmeldung im Raum abgefragt.

Wird der Code beim Anmelden mehrfach falsch eingegeben, wird eine Wartezeit aktiviert und folgender Hinweis erscheint: „Ihr eingegebener Einwahlcode ist falsch. Sie müssen 16 Sekunden warten, bevor Sie es erneut versuchen können.“

Einwahl-Code eingeben oder ändern

Auf der Anmeldeseite eines Raums kann nachträglich ein Einwahl-Code eingegeben werden. Bsp.: Man möchte einen Raum als Teilnehmer verlassen und als Moderator neu betreten, dann kann man hier den Einwahl-Code für Moderatoren eingeben. 

Einwahl-Code-Pflicht

Für das ViKo-System ist diese Funktion feststehend aktiviert. Dadurch können Räume nur mit Einwahl-Code betreten werden.

Telefoneinwahl

Wenn Sie einen Raum bearbeiten, finden Sie unter dem Reiter „Einwahl“ im unteren Bereich Informationen zur „Teilnehmer-Einwahl“ und zur „Moderator-Einwahl“:

  • Telefonnummer
  • Raumnummer
  • Einwahlcode

Mit Klick auf „kopieren“ werden die Angaben in Ihrer Zwischenablage gespeichert und Sie können sie beliebig kopieren.

Siehe auch Punkt „Telefon-Einwahl“ Moderator

Siehe auch Punkt „Telefon-Einwahl“ Teilnehmer

Teilnehmer

Siehe Punkt „Teilnehmer verwalten“

Gruppenräume

In der Raumbearbeitung können Sie Gruppenräume bereits in der Planungsphase einer Videokonferenz vorkonfigurieren. Detaillierte Informationen zum Anlegen von Gruppenräumen finden Sie unter Punkt „Gruppenräume“

Einstellungen Gruppenräume

Folgende Einstellungen stehen Ihnen in der Raumbearbeitung zur Verfügung:

  • Verteilung der Teilnehmer
    • Moderator weist zu
    • Teilnehmer wählen aus
    • Zufällige Gleichverteilung (vorausgewählt)
  • Maximale Teilnehmerzahl je Gruppenraum
  • Dauer der Gruppenräume in Minuten
  • Sie können folgende Funktionen für die Gruppenräume freischalten:
    • Freier Wechsel zwischen den Gruppenräumen (Teilnehmer können die Gruppenräume eigenständig wechseln.)
    • Chat
    • Webcam
    • Mikrofon
    • Screensharing
    • Whiteboard

Gruppenräume anlegen und bearbeiten

Über den Button „+ hinzufügen“ können Sie Gruppenräume erstellen. Sie werden aufgefordert, die Anzahl der Gruppenräume festzulegen (min. 2).

  • Namen der Gruppenräume bestimmen:
    • Klicken Sie auf den jeweiligen Gruppenraum (Gruppe 1, Gruppe 2, ...).
    • Geben Sie in das Feld „Name“ den gewünschten Namen ein.
  • Dateien in den Gruppenräumen hochladen: Dateien müssen vorab in der Raumbearbeitung (siehe Punkt „Dateien“) hochgeladen worden sein. 
    • Klicken Sie auf den jeweiligen Gruppenraum.
    • Klicken Sie auf „Dateien auswählen“.
    • Wählen Sie die gewünschten Dateien und klicken Sie auf „Ok“.
    • Im Anschluss können Sie die Dateien eines jeden Raums wieder löschen („Mülltonnen“-Symbol) oder für die Teilnehmer freigeben/sperren („Schloss“-Symbol).
  • Einzelne Gruppenräume löschen:
    • Klicken Sie auf den jeweiligen Gruppenraum.
    • Klicken Sie auf „Gruppenraum löschen“.

Mit „alle löschen“ können Sie alle Gruppenräume auf einmal wieder entfernen.

Klicken Sie auf „Speichern", die Gruppenräume werden als Vorlage angelegt.

Im Raum: Um Ihre Gruppenraum-Vorlagen im Videokonferenzraum zu aktivieren, klicken Sie dort auf:

  1. Menü
  2. Gruppenräume
  3. Gruppenräume aus der Vorlage laden 
  4. Gruppenräume jetzt starten

Abstimmung

Bereits in der Planungsphase einer Videokonferenz können Sie in der Raumbearbeitung eine Abstimmung vorbereiten. Haben Sie Ihre Abstimmung gespeichert, können Sie diese im Videokonferenzraum unter „Vorlagen“ aufrufen und aktivieren. Siehe Punkt „Abstimmung im Raum“

Abstimmung erstellen

Mit Klick auf den Button „+ hinzufügen“ im Reiter „Abstimmung“ öffnet sich ein Feld. Hier können Sie:

  • Ihre Frage an die Teilnehmer formulieren
  • Eine Vorlage für Antworten wählen
    • ja/nein
    • 1, 2, 3
    • A, B, C, D
    • Individuell: Hier können Sie beliebig viele Antwortmöglichkeiten selbst formulieren. Mit Klick auf „+ Antwort hinzufügen“ können Sie eine weitere Antwort hinzufügen. Mit Klick auf das „Mülleimer“-Symbol können Sie die angelegte Antwort entfernen.

Abstimmung bearbeiten

Hier können Sie Ihre Frage an die Teilnehmer bearbeiten.

Antwort hinzufügen

Mit Klick auf „+ Antwort hinzufügen“ können Sie eine weitere Antwort hinzufügen.

Antworten alphabetisch sortieren

Mit Klick auf den „A-Z“-Button können Sie Ihre Antwortmöglichkeiten alphabetisch sortieren.

Abstimmung duplizieren

Mit Klick auf diesen Button öffnet sich eine Eingabemaske für eine neue Abstimmung. Sie können eine neue Frage eingeben, die Antwortmöglichkeiten werden aus der Ausgangsabstimmung automatisch eingefügt.

Abstimmung löschen

Mit Klick auf diesen Button löschen Sie die aktuell bearbeitete Abstimmung.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten

  • Abstimmung mit Namensnennung: (eine anonyme Abstimmung ist standardmäßig voreingestellt) Die Teilnehmer können abstimmen, ohne mit Namen genannt zu werden.
  • Antworten in zufälliger Reihenfolge: Die Antwortmöglichkeiten erscheinen in zufälliger Reihenfolge. 
  • Mehrfachauswahl möglich: Teilnehmer können mehr als eine Antwortmöglichkeit wählen.
  • Freie Texteingabe für Teilnehmer: Den Teilnehmern steht bei der Abstimmung zusätzlich ein Feld zur freien Texteingabe zur Verfügung.

Abstimmungen exportieren/importieren

Mit dieser Funktion können Abstimmungen exportiert werden, um diese zu einem späteren Zeitpunkt oder in einem anderen Raum über den Import erneut nutzen zu können.

Raum löschen

Möchten Sie einen angelegten Raum löschen, klicken Sie in Ihrer Listenansicht beim entsprechenden Raum links auf das „Mülltonnen“-Symbol. Eine Meldung erscheint mit der Frage, ob Sie den Raum wirklich löschen möchten. Mit Klick auf „OK“ wird der Raum gelöscht. 

Per Nachricht können Sie die Teilnehmer ggf. über die Löschung des Raums/die Absage der Videokonferenz informieren. Siehe Punkt „Nachricht verschicken“.  

(Hinweis: Nicht mehr verwendete Räume werden automatisch gelöscht. Räume mit Enddatum werden 90 Tage nach Ablauf des Enddatums gelöscht und dauerhafte Räume werden nach 90 Tagen Inaktivität gelöscht. Das Löschdatum wird auch in der Raumliste angezeigt.)

Raum sperren/entsperren

Möchten Sie einen angelegten Raum sperren oder entsperren, klicken Sie in Ihrer Listenansicht/Kachelansicht beim entsprechenden Raum auf das „Schloss“-Symbol.

Ist ein Raum gesperrt, kann er von Teilnehmern nicht mehr betreten werden. Es erscheint der Hinweis: „Der Raum wurde gesperrt und kann aktuell nicht betreten werden.“ 

Gesperrte Räume können vom Moderator direkt auf der Einstiegsseite entsperrt werden.

Dateien

Wenn Sie einen Raum (Konferenz oder Präsentation/Webinar) bearbeiten, den Sie als Moderator nutzen möchten, können Sie unter dem Reiter „Dateien“ Dokumente hochladen.

  1. Klicken Sie auf „+ hinzufügen“ und wählen Sie die Datei aus.
  2. Mit Doppelklick wird die Datei importiert.

Mit den Funktions-Buttons links neben dem Dateinamen können Sie die Datei löschen oder freigeben. Möchten Sie, dass die Teilnehmer sich während der Videokonferenz das betreffende Dokument herunterladen können, dann klicken Sie auf das „Schloss“-Symbol links.

  • Datei freigegeben: Die Teilnehmer sehen die Datei im Raum und können sie herunterladen.
  • Datei gesperrt: Die Teilnehmer sehen die Datei im Raum nicht, beim Moderator erscheint sie im Raum als „gesperrt“.

Mit Klick auf die angelegte Datei können Sie diese öffnen oder abspeichern.  

Auch Per Drag & Drop lassen sich Dateien anlegen. Einfach die gewünschte Datei in das große Dateien-Feld ziehen.

Über das „Mülleimer“-Symbol können Dateien wieder gelöscht werden.

Mit Klick auf „Speichern“ werden Ihre Einstellungen gespeichert.

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