Hilfe

Ein umfangreicher Hilfebereich unterstützt ByCS-ViKo-Nutzer*innen mit Anleitungen und Beschreibungen zu allen Verwaltungs- oder Anwendungs-Möglichkeiten.

Raum erstellen

Neue Räume erstellen

Sind Sie im ViKo-Portal angemeldet, dann können Sie neue Räume erstellen. Rechts neben der Suchleiste und den Reitern für aktive, zukünftige, vergangene und dauerhafte Räume finden Sie in der Listenansicht die Funktion „Raum erstellen“. In der Kachelansicht befindet sich der Button mittig unter den Kacheln mit Räumen. Nach einem Klick auf den Link öffnet sich das Eingabefenster„Raum erstellen“. In diesem Fenster können Sie:

  1. den Raum benennen (Pflichtfeld)
  2. die Art der Veranstaltung auswählen (Veranstaltung bis zu 150 Teilnehmer oder Großveranstaltung)
  3. eine ggf. angelegte Raumvorlage auswählen. Siehe Punkt „Raumvorlagen“
  4. die Einstellung „Dauerhafter Raum“ aktivieren, damit legen Sie einen Raum ohne End-Datum an
  5. Datum und Uhrzeit, wann die Videokonferenz starten und enden soll, festlegen. (Hinweis: Nicht mehr verwendete Räume werden automatisch gelöscht. Räume mit Enddatum werden 90 Tage nach Ablauf des Enddatums gelöscht und dauerhafte Räume werden nach 90 Tagen Inaktivität gelöscht. Das Löschdatum wird auch in der Raumliste angezeigt.)

Mit Klick auf den Button „Raum erstellen“ wird der Raum angelegt und erscheint in Ihrer Raum-Übersicht. Sie gelangen direkt zu den Bearbeitungsmöglichkeiten des Raumes. Siehe Punkt „Raum bearbeiten“.

Persönlicher Raum

In der Navigation auf der linken Seite finden Sie unterhalb des Menüpunkts „Meine Räume“ den Menüpunkt „Persönlicher Raum“. Bei der ersten Nutzung müssen Sie diese Funktion per Klick auf „Persönlichen Raum anlegen“ aktivieren, im Anschluss gelangen Sie zu einer Ansicht, vergleichbar mit der Raumbearbeitung. Siehe Punkt „Raum bearbeiten“. Ein persönlicher Raum existiert dauerhaft, hat immer die gleiche Raumnummer und kann wiederverwendet werden. Der persönliche Raum erscheint auch in der Raumliste.

Ein persönlicher Raum ist wie ein normaler Raum mit folgenden Ausnahmen:

  • Die Funktion muss separat in der Verwaltung aktiviert werden. 
  • Der Warteraum ist immer aktiv, er kann in der Verwaltung nicht deaktiviert werden. Während der Raum läuft, kann der Warteraum deaktiviert werden.
  • Ein persönlicher Raum hat weder Anfang- noch End-Datum.

Raumvorlagen

Raumvorlage anlegen

In der Verwaltung können Sie sich Raumvorlagen anlegen und bei der Neuanlage eines Raums auswählen. Entsprechend sind die Räume dann wie die Raumvorlage konfiguriert.

  1. Klicken Sie in der Navigation auf „Raumvorlagen“.
  2. Sie gelangen zu der Liste Ihrer Raumvorlagen.
  3. Klicken Sie rechts auf den Button „Vorlage erstellen“.
  4. Geben Sie den Namen Ihrer Vorlage ein (Pflichfeld) und ggf. einen Beschreibungstext.
  5. Klicken Sie auf den Button „Erstellen“. 
  6. Unter dem Reiter „Daten“ können Sie den Namen bearbeiten sowie ein Logo hinzufügen. Siehe Punkt „Branding/Logo“. Unter dem Reiter „Konfiguration“ können Sie Ihre Vorlage konfigurieren. Siehe Punkt „Raum konfigurieren“
  7. Ihre Vorlage ist nun angelegt. 

Erstellen Sie einen neuen Raum, können Sie nun eine Ihrer Raumvorlagen auswählen. Siehe Punkt „Neue Räume erstellen“

Bereits angelegte Räume als Vorlage speichern

Auch bereits angelegte Räume können Sie als Vorlage speichern. 

  1. Wählen Sie den Reiter „Konfiguration“.
  2. Klicken Sie rechts oben auf den Button „Konfiguration als Vorlage speichern“ . 
  3. Geben Sie den Namen Ihrer Vorlage ein (Pflichfeld) und ggf. einen Beschreibungstext.
  4. Klicken Sie auf den Button „Speichern“. Sie gelangen direkt in die Bearbeitung der Vorlage.
  5. Unter dem Reiter „Daten“ können Sie den Namen bearbeiten sowie ein Logo hinzufügen. Siehe Punkt „Branding/Logo“. Unter dem Reiter „Konfiguration“ können Sie Ihre Vorlage konfigurieren. Siehe Punkt „Raum konfigurieren“. Klicken Sie auf „Speichern“. Ihre Vorlage ist nun angelegt.

Vorlagen bearbeiten/löschen

Sie finden Ihre Vorlagen in der Raumvorlagen-Liste im Menüpunkt „Raumvorlagen“. Hier können Sie

  • Vorlagen bei Bedarf bearbeiten (per Klick auf die Vorlage)
  • oder löschen (per Klick auf das „Papierkorb“-Symbol.

Diese Funktion steht Ihnen auch im Outlook Add-In zur Verfügung.

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