Videokonferenz-Link mit Outlook versenden
- Erstellen Sie einen neuen Termin im Outlook-Kalender.
- In der Outlook-Menüleiste finden Sie den Button „Visavid“.
- Wenn Sie diesen Button klicken und eingeloggt sind, wird automatisch ein neuer Visavid-Raum in Ihrem Visavid-Konto erstellt. Beginn und Ende sowie ein vorhandener Titel des Outlook-Termins werden für den Videokonferenz-Raum übernommen.
- In Ihrem Outlook-Feld „Ort“ ist der Teilnehmerlink eingefügt.
- Am Ende der Nachricht finden Sie sämtliche Einwahldaten.
- Der Termin mit dem Visavid-Link kann nun an die Teilnehmer versendet werden.
Termin bearbeiten
Werden nachträglich Titel, Beginn oder Ende des Outlook-Termins geändert, bekommen Sie automatisch eine Bestätigungs-Aufforderung. Mit Klick auf „Raum aktualisieren“ werden Ihre Änderungen gespeichert. Hinweis: Titel, Beginn und Ende der Videokonferenz lassen sich nur in Outlook ändern.
Raum bearbeiten
- Den angelegten Videokonferenz-Raum können Sie bearbeiten, indem Sie auf den Button „Visavid-Raum konfigurieren“ klicken.
- Ein neues Browser-Fenster öffnet sich und Sie gelangen in die Raumverwaltung. Siehe Punkt „Raum konfigurieren“
- Klicken Sie nach dem Speichern Ihrer Änderungen auf „OK“, um die neue Raumkonfiguration für den Termin zu übernehmen.
Weitere Funktionen
- „Einwahldaten einfügen“: Mit diesem Button können Sie die Visavid-Einwahldaten in das Textfeld des Termins erneut einfügen, falls diese entfernt wurden.
- „Raum als Moderator betreten“: Ein neues Browser-Fenster wird geöffnet und Sie können den Raum direkt betreten.
- „Moderator-Link kopieren“: Mit Klick auf den Button wird der Moderator-Link in der Zwischenablage abgespeichert.
- „Teilnehmer-Link kopieren“: Mit Klick auf den Button wird der Teilnehmer-Link in der Zwischenablage abgespeichert.
- „Raum löschen“: Möchten Sie den angelegten Raum löschen, klicken Sie auf diesen Button.
- „Raumvorlage auswählen“: Mit Klick auf den Button „Einstellungen“ können Sie eine Raumvorlage auswählen. Die Raumvorlagen müssen vorher im Visavid-System angelegt worden sein. Siehe Punkt „Raumvorlagen“
Einwahl über individuelle Teilnehmer-Links
Wenn Sie für Ihre Visavid-Besprechung keinen öffentlichen Teilnehmer-Link versenden möchten:
- Klicken Sie auf „Visavid-Raum konfigurieren“.
- In der Raumverwaltung können Sie unter „Einwahl“ die Funktion „Ausschließlich Einwahl über individuelle Teilnehmer-Links erlauben“ aktivieren. Siehe Punkt „Öffentlicher Moderator-/Teilnehmer-Link“
- Klicken Sie nach dem Speichern Ihrer Änderungen auf „OK“, um die Ihre Einstellungen für den Termin zu übernehmen.
Nun wird Ihre Einladung über Outlook ohne Teilnehmer-Link versendet. Sie bekommen den Hinweis „Individuelle Einladung benötigt“. Sie können die individuellen Teilnehmer-Links nun über Ihre Teilnehmer-Verwaltung in Visavid versenden. Siehe Punkte „Teilnehmer hinzufügen/entfernen“ und „Teilnehmer einladen“
