Auctores GmbH
Dammstraße 5
92369 Neumarkt
Telefon: 09181 5198-0
Telefax: 09181 5198-200
Mail: info@auctores.de
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Per Klick auf einen Raum aus Ihrer Raumliste gelangen Sie in die Raumbearbeitung. Die Raumbearbeitung ist in sieben Bereiche unterteilt, anwählbar per Reiter: „Daten“, „Dateien“, „Teilnehmer“, „Einwahl “, „Abstimmung“, „Konfiguration“ und „Aktionen“.
Während eine Videokonferenz läuft, ist eine Bearbeitung des Raumes in der Verwaltung nicht möglich. Es erscheint die Meldung „Achtung: Der Raum ist aktiv. Deshalb können hier momentan keine Änderungen vorgenommen werden.“ Sie haben im Raum zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten. Siehe Punkt „Funktionen im Raum (Moderator)“
Unter „Daten“ befinden sich Angaben, die bereits bei der Raumerstellung angelegt wurden, wie der Name und der Verfügbarkeitszeitraum des Raumes. Diese Angaben sind hier nochmal änderbar. Zudem können Sie in einem Textfeld weiterführende Beschreibungen zum Raum hinzufügen. Im Eingabefeld „Beschreibung“ stehen Ihnen dabei verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Im Bereich „Branding“ können Sie Ihr Firmenlogo hochladen, ändern oder löschen. Es wird dann bei der Anmeldung in einem Raum angezeigt.
Wenn Sie einen Raum (Konferenz oder Präsentation/Webinar) bearbeiten, den Sie als Moderator nutzen möchten, können Sie unter dem Reiter „Dateien“ Dokumente hochladen.
Mit den Funktions-Buttons am Ende eines Datei-Feldes können Sie die Datei löschen oder freigeben. Möchten Sie, dass die Teilnehmer sich während der Videokonferenz das betreffende Dokument herunterladen können, dann klicken Sie auf das „Schloss“-Symbol am rechten Ende der Datei.
Mit Klick auf die angelegte Datei können Sie diese öffnen oder abspeichern.
Auch Per Drag & Drop lassen sich Dateien anlegen. Einfach die gewünschte Datei in das große Dateien-Feld ziehen.
Mit Klick auf „Speichern“ werden Ihre Einstellungen gespeichert.
Siehe Punkt „Teilnehmer verwalten“
Möchten Sie Teilnehmern den Zutritt zu einem Raum ermöglichen, die nicht in Ihrer Teilnehmerliste angelegt sind? Oder möchten Sie einen Teilnehmer nachträglich unkompliziert zu einer Videokonferenz einladen? Dazu wird Ihnen ein Link erstellt, den Sie versenden und anbieten können.
Mit dem Moderator-Link können Sie Moderatoren ‒ das sind Nutzer mit administrativen Rechten ‒ unkompliziert nur durch Weitergabe der URL an der Videokonferenz teilnehmen lassen. Und mit dem Teilnehmer-Link können Sie Teilnehmer ‒ Nutzer ohne administrative Rechte ‒ durch Weitergabe der URL teilnehmen lassen.
Die öffentlichen Links für Moderatoren und Teilnehmer finden Sie, wenn Sie einen Raum bearbeiten, unter dem Reiter „Einwahl“. Mit Klick auf „Link kopieren“ wird der Link in Ihrer Zwischenablage gespeichert und Sie können ihn sich in das Browserfenster kopieren.
Für Visavid-App-Nutzer: Teilnehmer-Link und Moderator-Link können auch als QR-Code ausgegeben werden. Pro Link gibt es einen QR-Code. Dieser kann zum Weiterleiten heruntergeladen und dann mit dem Smartphone gescannt werden.
Alternativ kann der Moderator die Teilnehmer mithilfe einer Raumnummer einladen. Die jeweilige Raumnummer wird unterhalb des Teilnehmer-Links bzw. bei den Telefon-Einwahl-Daten angezeigt.
Wird diese Sicherheits-Funktion aktiviert, sind keine öffentlichen Links mehr nutzbar.
Dieser Link ist beliebig oft wiederverwendbar und erlaubt jedem, der den Link vorliegen hat, den Zutritt. Wenn Sie diesen Link an einen Dritten weitergeben, weisen Sie ihn bitte daraufhin, dass dieser Link nicht weitergegeben werden soll ‒ außer Sie wünschen das.
Mehr Sicherheit durch zusätzlichen Passwortschutz: Unter dem Reiter „Einwahl“ finden Sie den Schalter „Raum nur mit Einwahl-Code betretbar“. Wird diese Funktion aktiviert, wird ein Einwahl-Code ausgegeben, den Sie jeweils unter dem Moderator-Link und unter dem Teilnehmer-Link bzw. unter Moderator-Zugang und unter Teilnehmer-Zugang finden. Versenden Sie nun den Einladungslink, kann der Eingeladene nur mit diesem Code den Raum betreten. Der Code wird bei der Anmeldung im Raum abgefragt.
Wird der Code beim Anmelden mehrfach falsch eingegeben, wird eine Wartezeit aktiviert und folgender Hinweis erscheint: „Ihr eingegebener Einwahlcode ist falsch. Sie müssen 16 Sekunden warten, bevor Sie es erneut versuchen können.“
Auf der Anmeldeseite eines Raums kann nachträglich ein Einwahl-Code eingegeben werden. Bsp.: Man möchte einen Raum als Teilnehmer verlassen und als Moderator neu betreten, dann kann man hier den Einwahl-Code für Moderatoren eingeben.
Je nach System ist diese Funktion wählbar oder feststehend aktiviert. In letzterem Fall können Räume nur mit Einwahl-Code betreten werden.
Wenn Sie einen Raum bearbeiten, finden Sie unter dem Reiter „Einwahl“ im unteren Bereich Informationen zur „Teilnehmer-Einwahl“ und zur „Moderator-Einwahl“:
Mit Klick auf „kopieren“ werden die Angaben in Ihrer Zwischenablage gespeichert und Sie können sie beliebig kopieren.
Siehe auch Punkt „Telefon-Einwahl“ Moderator
Siehe auch Punkt „Telefon-Einwahl“ Teilnehmer
Bereits in der Planungsphase einer Videokonferenz können Sie in der Raumbearbeitung eine Abstimmung vorbereiten. Haben Sie Ihre Abstimmung gespeichert, können Sie diese im Videokonferenzraum unter „Vorlagen“ aufrufen und aktivieren. Siehe Punkt „Abstimmung im Raum“
Mit Klick auf den Button „Abstimmung erstellen“ öffnet sich ein Feld. Hier können Sie:
Hier können Sie Ihre Frage an die Teilnehmer bearbeiten.
Mit Klick auf „+ Antwort hinzufügen“ können Sie eine weitere Antwort hinzufügen.
Mit Klick auf den „A-Z“-Button können Sie Ihre Antwortmöglichkeiten alphabetisch sortieren.
Mit Klick auf diesen Button öffnet sich eine Eingabemaske für eine neue Abstimmung. Sie können eine neue Frage eingeben, die Antwortmöglichkeiten werden aus der Ausgangsabstimmung automatisch eingefügt.
Mit Klick auf diesen Button löschen Sie die aktuell bearbeitete Abstimmung.
Mit dieser Funktion können Abstimmungen exportiert werden, um diese zu einem späteren Zeitpunkt oder in einem anderen Raum über den Import erneut nutzen zu können.
Siehe Punkt „Raum konfigurieren“
Im Bereich „Aktionen“ haben Sie weitere Raumbearbeitungsmöglichkeiten:
Möchten Sie einen angelegten Raum löschen, klicken Sie in Ihrer Listenansicht beim entsprechenden Raum links auf das Symbol mit den drei Punkten (in der Kachelansicht das „Zahnrad“-Symbol). Zwei Wahlmöglichkeiten gehen auf: „Raum bearbeiten“, „Raum löschen“ und „Raum sperren/entsperren“. Klicken Sie auf „Raum löschen. Eine Meldung erscheint mit der Frage, ob Sie den Raum wirklich löschen möchten. Mit Klick auf „OK“ wird der Raum gelöscht.
Per Nachricht können Sie die Teilnehmer ggf. über die Löschung des Raums/die Absage der Videokonferenz informieren. Siehe Punkt „Nachricht verschicken“.
(Hinweis: Nicht mehr verwendete Räume werden automatisch gelöscht. Räume mit Enddatum werden 90 Tage nach Ablauf des Enddatums gelöscht und dauerhafte Räume werden nach 90 Tagen Inaktivität gelöscht. Das Löschdatum wird auch in der Raumliste angezeigt.)
Möchten Sie einen angelegten Raum sperren oder entsperren, klicken Sie in Ihrer Listenansicht/Kachelansicht beim entsprechenden Raum auf das „Zahnrad“-Symbol. Folgende Wahlmöglichkeiten gehen auf: „Raum bearbeiten“, „Raum löschen“ und „Raum sperren/entsperren“. Klicken Sie auf „Raum sperren“ oder „Raum entsperren“.
Zusätzlich finden Sie in der Listenansicht ein „Schloss“-Symbol. Mit Klick auf das Symbol können Sie den Raum sperren oder entsperren.
Ist ein Raum gesperrt, kann er von Teilnehmern nicht mehr betreten werden. Es erscheint der Hinweis: „Der Raum wurde gesperrt und kann aktuell nicht betreten werden.“
Gesperrte Räume können vom Moderator direkt auf der Einstiegsseite entsperrt werden.
