Raum bearbeiten

Per Klick auf einen Raum aus Ihrer Raumliste gelangen Sie in die Raumbearbeitung. Die Raumbearbeitung ist in fünf Bereiche unterteilt, anwählbar per Reiter: „Daten“, „Dateien“, „Teilnehmer“, „Einwahlund „Konfiguration“.

Während eine Videokonferenz läuft, ist eine Bearbeitung des Raumes in der Verwaltung nicht möglich. Es erscheint die Meldung „Achtung: Der Raum ist aktiv. Deshalb können hier momentan keine Änderungen vorgenommen werden.“ Sie haben im Raum zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten. Siehe Punkt „Funktionen im Raum (Moderator)“

Daten

Unter „Daten“ befinden sich Angaben, die bereits bei der Raumerstellung angelegt wurden, wie der Name und der Verfügbarkeitszeitraum des Raumes. Diese Angaben sind hier nochmal änderbar. Zudem können Sie in einem Textfeld weiterführende Beschreibungen zum Raum hinzufügen. Im Eingabefeld „Beschreibung“ stehen Ihnen dabei verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Branding/Logo

Im Bereich „Branding“ können Sie Ihr Firmenlogo hochladen, ändern oder löschen. Es wird dann bei der Anmeldung in einem Raum angezeigt.

  1. Mit Klick auf den Button „Logo ändern“ können Sie die gewünschte Datei auswählen und hochladen. Empfohlenes Format: 240 × 70 px auf weißem Hintergrund im PNG-Format. 
  2. Es erscheint eine Vorschau, wie Ihr Logo den Teilnehmern im Raum dargestellt wird.
  3. Mit Klick auf den Button „Speichern“ wird das neue Logo angelegt.
  4. Mit Klick auf den Button „Löschen“ wird Ihr eingestelltes Logo entfernt und es erscheint wieder das Visavid-Logo.   
  5. Wird kein Logo hinterlegt, erscheint das Visavid-Logo.

Dateien

Wenn Sie einen Raum (Konferenz oder Präsentation/Webinar) bearbeiten, den Sie als Moderator nutzen möchten, können Sie unter dem Reiter „Dateien“ Dokumente hochladen.

  1. Klicken Sie auf „Dateien hochladen“ und wählen Sie die Datei aus.
  2. Mit Doppelklick wird die Datei importiert.

Mit den Funktions-Buttons am Ende eines Datei-Feldes können Sie die Datei löschen oder freigeben. Möchten Sie, dass die Teilnehmer sich während der Videokonferenz das betreffende Dokument herunterladen können, dann klicken Sie auf das „Schloss“-Symbol am rechten Ende der Datei.

  • Datei freigegeben: Die Teilnehmer sehen die Datei im Raum und können sie herunterladen.
  • Datei gesperrt: Die Teilnehmer sehen die Datei im Raum nicht, beim Moderator erscheint sie im Raum als „gesperrt“.

Mit Klick auf die angelegte Datei können Sie diese öffnen oder abspeichern.  

Auch Per Drag & Drop lassen sich Dateien anlegen. Einfach die gewünschte Datei in das große Dateien-Feld ziehen.

Mit Klick auf „Speichern“ werden Ihre Einstellungen gespeichert.

Teilnehmer

Siehe Punkt „Teilnehmer verwalten“

Einwahl mit öffentlichem Moderator-/Teilnehmer-Link

Möchten Sie Teilnehmern den Zutritt zu einem Raum ermöglichen, die nicht in Ihrer Teilnehmerliste angelegt sind? Oder möchten Sie einen Teilnehmer nachträglich unkompliziert zu einer Videokonferenz einladen? Dazu wird Ihnen ein Link erstellt, den Sie versenden und anbieten können.

Mit dem Moderator-Link können Sie Moderatoren ‒ das sind Nutzer mit administrativen Rechten ‒ unkompliziert nur durch Weitergabe der URL an der Videokonferenz teilnehmen lassen. Und mit dem Teilnehmer-Link können Sie Teilnehmer ‒ Nutzer ohne administrative Rechte ‒ durch Weitergabe der URL teilnehmen lassen.

Die öffentlichen Links für Moderatoren und Teilnehmer finden Sie, wenn Sie einen Raum bearbeiten, unter dem Reiter „Einwahl“. Mit Klick auf „Link kopieren“ wird der Link in Ihrer Zwischenablage gespeichert und Sie können ihn sich in das Browserfenster kopieren.

QR-Code

Für Visavid-App-Nutzer: Teilnehmer-Link und Moderator-Link können auch als QR-Code ausgegeben werden. Pro Link gibt es einen QR-Code. Dieser kann zum Weiterleiten heruntergeladen und dann mit dem Smartphone gescannt werden.

Raumnummer

Alternativ kann der Moderator die Teilnehmer mithilfe einer Raumnummer einladen. Die jeweilige Raumnummer wird unterhalb des Teilnehmer-Links bzw. bei den Telefon-Einwahl-Daten angezeigt.

Ausschließlich Einwahl über individuelle Teilnehmer-Links erlauben

Wird diese Sicherheits-Funktion aktiviert, sind keine öffentlichen Links mehr nutzbar.

Achtung

Dieser Link ist beliebig oft wiederverwendbar und erlaubt jedem, der den Link vorliegen hat, den Zutritt. Wenn Sie diesen Link an einen Dritten weitergeben, weisen Sie ihn bitte daraufhin, dass dieser Link nicht weitergegeben werden soll ‒ außer Sie wünschen das.

Einwahl mit Einwahl-Code

Mehr Sicherheit durch zusätzlichen Passwortschutz: Unter dem Reiter „Einwahl“ finden Sie den Schalter „Raum nur mit Einwahl-Code betretbar“. Wird diese Funktion aktiviert, wird ein Einwahl-Code ausgegeben, den Sie jeweils unter dem Moderator-Link und unter dem Teilnehmer-Link bzw. unter Moderator-Zugang und unter Teilnehmer-Zugang finden. Versenden Sie nun den Einladungslink, kann der Eingeladene nur mit diesem Code den Raum betreten. Der Code wird bei der Anmeldung im Raum abgefragt.

Wird der Code beim Anmelden mehrfach falsch eingegeben, wird eine Wartezeit aktiviert und folgender Hinweis erscheint: „Ihr eingegebener Einwahlcode ist falsch. Sie müssen 16 Sekunden warten, bevor Sie es erneut versuchen können.“

Einwahl-Code eingeben oder ändern

Auf der Anmeldeseite eines Raums kann nachträglich ein Einwahl-Code eingegeben werden. Bsp.: Man möchte einen Raum als Teilnehmer verlassen und als Moderator neu betreten, dann kann man hier den Einwahl-Code für Moderatoren eingeben. 

Einwahl-Code-Pflicht

Je nach System ist diese Funktion wählbar oder feststehend aktiviert. In letzterem Fall können Räume nur mit Einwahl-Code betreten werden.

Telefoneinwahl

Wenn Sie einen Raum bearbeiten, finden Sie unter dem Reiter „Einwahl“ im unteren Bereich Informationen zur „Teilnehmer-Einwahl“ und zur „Moderator-Einwahl“:

  • Telefonnummer
  • Raumnummer
  • Einwahlcode

Mit Klick auf „kopieren“ werden die Angaben in Ihrer Zwischenablage gespeichert und Sie können sie beliebig kopieren.

Siehe auch Punkt „Telefon-Einwahl“ Moderator

Siehe auch Punkt „Telefon-Einwahl“ Teilnehmer

Konfiguration

Siehe Punkt „Raum konfigurieren“

Aktionen

Im Bereich „Aktionen“ haben Sie weitere Raumbearbeitungsmöglichkeiten: 

  • Einwahlcodes neu generieren: Mit Klick auf den Button werden alle Einwahlcodes, auch die individuellen Einwahlcodes, neu generiert. Die bisherigen Codes werden damit ungültig und können nicht mehr verwendet werden.
  • Raum sperren: Mit Klick auf den Button wird die laufende Sitzung beendet, dann wird der Raum gesperrt.
  • Raum löschen: Mit Klick auf den Button wird die laufende Sitzung beendet, dann wird der Raum unwiderruflich gelöscht.

Raum löschen

Möchten Sie einen angelegten Raum löschen, klicken Sie in Ihrer Listenansicht beim entsprechenden Raum links auf das Symbol mit den drei Punkten (in der Kachelansicht das „Zahnrad“-Symbol). Zwei Wahlmöglichkeiten gehen auf: „Raum bearbeiten“,Raum löschen“ und „Raum sperren/entsperren“. Klicken Sie auf „Raum löschen. Eine Meldung erscheint mit der Frage, ob Sie den Raum wirklich löschen möchten. Mit Klick auf „OK“ wird der Raum gelöscht. 

Per Nachricht können Sie die Teilnehmer ggf. über die Löschung des Raums/die Absage der Videokonferenz informieren. Siehe Punkt „Nachricht verschicken“.  

Raum sperren/entsperren

Möchten Sie einen angelegten Raum sperren oder entsperren, klicken Sie in Ihrer Listenansicht/Kachelansicht beim entsprechenden Raum auf das „Zahnrad“-Symbol. Folgende Wahlmöglichkeiten gehen auf: „Raum bearbeiten“, „Raum löschen“ und „Raum sperren/entsperren“. Klicken Sie auf „Raum sperren“ oder „Raum entsperren“.

Zusätzlich finden Sie in der Listenansicht ein „Schloss“-Symbol. Mit Klick auf das Symbol können Sie den Raum sperren oder entsperren.

Ist ein Raum gesperrt, kann er von Teilnehmern nicht mehr betreten werden. Es erscheint der Hinweis: „Der Raum wurde gesperrt und kann aktuell nicht betreten werden.“ 

Gesperrte Räume können vom Moderator direkt auf der Einstiegsseite entsperrt werden.