Sie können einen Videokonferenz-Raum mit verschiedenen Funktionen einrichten bzw. konfigurieren. Um zur Konfigurations-Übersicht zu gelangen, klicken Sie auf einen angelegten Raum. Unter dem Reiter „Konfiguration“ stellen Sie die Funktionen des Raumes ein und konfigurieren, welche Elemente die Teilnehmer wie sehen. Mit Klick auf „Speichern“ sichern Sie Ihre Einstellungen für den Raum.

Während eine Videokonferenz läuft, ist die Konfiguration des Raumes in der Verwaltung nicht möglich. Es erscheint die Meldung „Achtung: Der Raum ist aktiv. Deshalb können hier momentan keine Änderungen vorgenommen werden.“ Sie haben im Raum zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten. Siehe Punkt „Funktionen im Raum (Moderator)“

• Einwahl Teilnehmer
• Auswahl Darstellung für Teilnehmer: Konferenz, Sprecher- oder Favoritenansicht
• Webcam für Teilnehmer erlauben
• Mikrofon für Teilnehmer erlauben
• Screen-Sharing für Teilnehmer erlauben
• Whiteboard für Teilnehmer erlauben
• Gruppen-Chat im Hauptraum erlauben
• Chat zwischen einzelnen Teilnehmern erlauben
• Datei-Download für Teilnehmer ermöglichen
• Datei-Upload durch Teilnehmer erlauben
• Funktion „Hand heben“ aktivieren
• Emojis erlauben
• Raum sichtbar für Administratoren
• Protokollierung Hauptraum-Chat
• Aufnahme für Moderatoren erlauben
• Aufnahme abrufen
• Alle Teilnehmer anonym
• Warteraum aktivieren
• Raum ohne Moderator betretbar
• Anwesenheitslogging aktivieren
• Anwesenheitskontrolle bei Teilnehmern aktivieren
• Raum bei Inaktivität sperren
• Vorlaufzeit in Minuten

Einwahl Teilnehmer: 

Wird die Funktion „Raum nur mit Einwahlcode betretbar“ aktiviert, können Räume nur mit einem gültigen Einwahlcode betreten werden.

Bei aktivierter Funktion „Raum nur mit individuellen Links betretbar“, sind keine öffentlichen Links nutzbar, das heißt jeder Teilnehmer hat einen eigenen Einwahllink.

Auswahl Darstellung für Teilnehmer

Hier können Sie festlegen, welche Darstellung für die Teilnehmer gewünscht ist: „Konferenz“, „Favoriten“ oder „Sprecher“. Standardmäßig ist „Konferenz“ eingestellt.

In der Grafik rechts neben der Einstellung können Sie sehen, wie sich die Darstellung verändert, je nachdem welche Einstellung sie getroffen haben.

Im Modus „Konferenz“ werden die Webcams aller Teilnehmer in gleich großen Kacheln dargestellt.

Im Modus „Favoriten“ wird der Moderator groß in der Mitte angezeigt. Weitere Teilnehmer, die der Moderator zu Favoriten bestimmt hat, werden rechts daneben in kleineren Kacheln untereinander angeordnet.

• Bei aktiviertem Screen-Sharing wird der geteilte Bildschirm groß in der Mitte angezeigt und der Moderator sowie die Favoriten erscheinen rechts daneben. Weitere Teilnehmer sind nicht zu sehen.

Im Modus „Sprecher“ wird jeweils der aktive Sprecher groß in der Mitte angezeigt. Die übrigen Teilnehmer der Konferenz sind unterhalb in kleinen Kacheln nebeneinander angeordnet. Sind weitere Sprecher aktiv, so werden diese rechts vom ersten Sprecher untereinander angezeigt.

• Bei aktiviertem Screen-Sharing wird der geteilte Bildschirm groß in der Mitte angezeigt und die aktiven Sprecher erscheinen rechts daneben. Maximal drei Sprecher sind gleichzeitig sichtbar.

Berechtigungen für Teilnehmer

Je nach Einstellung können die Teilnehmer folgende Funktionen nutzen:

Webcam für Teilnehmer erlauben

Mit dem Schalter „Webcam für Teilnehmer erlauben“ wird den Teilnehmern das Aktivieren der Webcam ermöglicht.

Mikrofon für Teilnehmer erlauben

Mit der Funktion „Mikrofon für Teilnehmer erlauben“ ermöglichen Sie Teilnehmern das Aktivieren des Mikrofons.

Screen-Sharing für Teilnehmer erlauben

Wird „Screen-Sharing für Teilnehmer erlauben“ aktiviert, können Teilnehmern während einer Videokonferenz auch den eigenen Bildschirm teilen.

Whiteboard für Teilnehmer erlauben

Wenn diese Funktion aktiviert ist, können auch Teilnehmer Präsentationen mit Whiteboard-Funktionen durchführen. Dabei können mehrere Whiteboards parallel genutzt werden. Ein Whiteboard kann dabei aus Bildern, aus einer PDF oder als leeres Whiteboard erstellt werden. Siehe Punkt „Whiteboard“

Gruppen-Chat im Hauptraum erlauben

Wird die Funktion „Chat (im Hauptraum)“ aktiviert, können Teilnehmer den öffentlichen Gruppen-Chat und den Chat mit dem Moderator nutzen. Das „Chat“-Symbol wird in der Funktionsleiste der Teilnehmer angezeigt.

Chat zwischen einzelnen Teilnehmern erlauben

Wird „Chat (zwischen Teilnehmern)“ aktiviert, können die Teilnehmer zusätzlich zum Chat mit dem Moderator auch untereinander einzeln chatten. Das „Chat“-Symbol wird in der Funktionsleiste der Teilnehmer angezeigt.

Dateidownload für Teilnehmer ermöglichen

Wird „Datei-Download“ aktiviert, wird den Teilnehmern damit das Einsehen und Herunterladen freigegebener Dateien ermöglicht. 

Datei-Upload durch Teilnehmer erlauben

Ist diese Funktion aktiviert, können neben dem Moderator auch Teilnehmer Dateien direkt in den Hauptraum hochladen. Siehe Punkt „Dateien“ Diese Funktion kann auch im Raum in den Raumeinstellungen aktiviert werden. Siehe Punkt „Einstellungen“

Funktion „Hand heben“ aktivieren

Wenn die Funktion „Hand heben“ aktiviert ist, wird den Teilnehmern während der Videokonferenz die Möglichkeit der Reaktion „Hand heben“ gegeben. Für Moderatoren ist die Funktion „Hand heben“ immer aktiviert. Sie auch Punkte „Hand heben Moderatoren“ und „Hand heben Teilnehmer“

Emojis erlauben

Wenn diese Funktion aktiviert ist, können die Teilnehmer verschiedene Emojis zur Kommentierung verwenden. Für Moderatoren stehen die Emojis immer zur Verfügung. Siehe Punkt „Emojis“

Raum-Einstellungen

Sichtbar für Administrator

Generell sind alle Räume für den Administrator sichtbar, es sei denn, diese Einstellung ist deaktiviert.

Protokollierung Hauptraum-Chat

Ist diese Funktion aktiviert, werden die Chat-Nachrichten des Hauptraums aufgezeichnet und das Protokoll kann vom Moderator während des laufenden Raums heruntergeladen werden. Die Daten werden nicht gespeichert, das  heißt sobald der Raum beendet wurde, steht das Protokoll nicht mehr zur Verfügung. Siehe dazu auch Punkt „Chat“. 

Aufnahme des Raums für Moderatoren erlauben

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, wird für den Moderator ein Button „Aufnahme“ in der Videokonferenz (untere Funktionsleiste) angezeigt. Je nach Einstellung des Raums wird dieser in der Sprecher- oder Favoritenansicht aus der Sicht eines Teilnehmers aufgenommen. Ein Screensharing ist in allen Ansichten sichtbar. Abstimmungen oder Whiteboards werden nicht aufgenommen.

Ist für einen Raum die Aufnahmefunktion aktiviert, werden Teilnehmer und Moderator vor Betreten des Raumes darauf hingewiesen und sie müssen folgenden Hinweisen vor dem Betreten zustimmen:

„Für diesen Raum ist die Aufnahme-Funktion aktiviert. Wenn ich den Raum betrete, bin ich damit einverstanden, dass mein Name (ggf. anonymisiert, wenn ich unter "Weitere Optionen anzeigen" den Haken bei "Eigenen Namen für andere Teilnehmer verbergen" setze), Bild, Ton und meine Chatnachrichten in einer Aufnahme vorkommen können. Durch die Deaktivierung von Webcam und Mikrofon sowie der Verzicht auf das Absenden von Chatnachrichten im Hauptraum kann ich verhindern, dass dies Teil der Aufnahme wird. Weiterhin habe ich die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen und akzeptiere diese.“ 

In einer Aufnahme können Audio- und Video-Inhalte von Mikrofon, Webcam und Screensharing sowie (gegebenenfalls anonymisierte) Namen und Chatnachrichten im Hauptraum aller teilnehmenden Personen vorhanden sein, welche diese Funktionen verwenden.

Für alle Personen im Raum ist zu erkennen, wann die Aufnahmefunktion aktiviert ist.

Aufnahme abrufen

Sobald eine Aufnahme gemacht wurde und Sie den Raum verlassen haben, erscheint in der Raumbearbeitung ein neuer Reiter „Aufnahmen“. Dort finden Sie Ihre Aufnahmen aufgelistet und Sie können diese herunterladen und den Teilnehmern oder anderen Personen zur Verfügung stellen.

Aufnahmen löschen

Mit Klick auf das Mülleimersymbol können Sie die aufgezeichneten Aufnahmen löschen.

Alle Teilnehmer anonym

Wird diese Funktion aktiviert, werden die Namen der Teilnehmer während der Videokonferenz anonymisiert ‒ anstatt des Namens erscheint ein „Teilnehmer ...“. Auch der Chat ist dann anonym ‒ es werden bei den Teilnehmern keine Namen angezeigt. Der Moderator sieht weiterhin den Namen, mit dem ein Teilnehmer dem Raum beigetreten ist, die Teilnehmer nicht. Der Name des Moderators ist hingegen für jeden sichtbar.

Warteraum aktivieren

Wenn Sie den Warteraum hier aktivieren, führt der Teilnehmer-Link zunächst in diesen Raum. Ein Warteraum verhindert das unkontrollierte Eintreten neuer Teilnehmer. Siehe Punkt „Warteraum“. (Bei einem persönlichen Raum  ist diese Funktion standardmäßig aktiv.)

Raum ohne Moderator betretbar

Wird „Raum ohne Moderator betretbar“ aktiviert, können Teilnehmer den Raum betreten, ohne dass ein Moderator anwesend sein muss. Bei aktivem Warteraum hat diese Einstellung keine Auswirkungen.

Anwesenheitslogging aktivieren

Mit Aktivierung wird aufgezeichnet, wann welcher Teilnehmer den Raum betreten beziehungsweise wieder verlassen hat. Im Gegensatz zur „Anwesenheitskontrolle bei Teilnehmern“ wird hier nicht sichergestellt, dass tatsächlich jemand vor dem Computer sitzt.

Diese Funktion wird automatisch deaktiviert, wenn Sie „Anwesenheitskontrolle bei Teilnehmern“ freischalten. Sie kann aber auch einzeln aktiviert werden.

Ist das Anwesenheitslogging aktiviert, erscheint bereits beim Anmelden im Raum als Moderator oder Teilnehmer der Hinweis: „Bitte beachten Sie: In diesem Raum wird Ihre Anwesenheit geprüft.“

Nach der Sitzung kann eine Excel-Tabelle mit den aufgezeichneten Daten heruntergeladen werden. Es werden die Teilnehmernummer, der Teilnehmername, die absolute Anwesenheit, die relative Anwesenheit und der Zeitraum aufgeführt. Klicken Sie dazu in Ihrer Raum-Konfiguration auf den Reiter „Teilnehmer“ und dann auf den Button „Download Anwesenheiten“.

Bitte beachten: Die Anwesenheitslisten sind nach einer kurzen Verarbeitungszeit von ca. 10 Minuten verfügbar, wenn alle Teilnehmer den Raum verlassen haben.

Die erfassten Daten werden automatisch 14 Tage nach Ende des Raumes gelöscht.

Anwesenheitskontrolle bei Teilnehmern aktivieren

Wenn Sie die Funktion „Anwesenheitskontrolle bei Teilnehmern“ freischalten und im Raum unter „Einstellungen“ > „Raum“ > „Anwesenheitskontrolle“ aktivieren, wird die Anwesenheit der Teilnehmer (auch der anonymen Teilnehmer) im Raum erfasst. Die Teilnehmer erhalten in Intervallen, die Sie hier zeitlich festlegen können, eine kleine Abfrage zum Bestätigen der Anwesenheit. Die Teilnehmer müssen die Abfrage innerhalb von 15 Sekunden per Klick bestätigen. Durch Starten und Stoppen der Anwesenheitskontrolle können außerdem Pausen abgebildet werden.

Die Teilnehmer werden auf die Kontrolle vor Betreten des Raumes hingewiesen. Eine Auswertung kann in der Raumkonfiguration im Reiter „Teilnehmer“ heruntergeladen werden. Die erfassten Daten werden automatisch 14 Tage nach Ende des Raumes gelöscht.

Raum bei Inaktivität sperren

Aktivieren Sie die Funktion „Raum bei Inaktivität (keine Teilnehmer im Raum) sperren“, wird der Raum nach einer festgelegten Zeit gesperrt, wenn keine Teilnehmer im Raum sind. Die Zeit bis zur Sperrung können Sie dazu in einem Feld, das sich bei Betätigung des Schalters öffnet, in Minuten eingeben. Über das „Schloss“-Symbol vor einem Raum in Ihrer Raumverwaltung können Sie den Raum wieder entsperren.

Vorlaufzeit in Minuten

Mit dem Eingabefeld „Vorlaufzeit in Minuten“ stellen Sie ein, wie viele Minuten vor Beginn der Videokonferenz der Raum betreten werden kann. In das Eingabefeld können Sie eine beliebige Zahl eintragen.