Sie können einen Videokonferenz-Raum mit verschiedenen Funktionen einrichten bzw. konfigurieren. Um zur Konfigurations-Übersicht zu gelangen, klicken Sie auf einen angelegten Raum. Unter dem Reiter „Konfiguration“ stellen Sie die Funktionen des Raumes ein und konfigurieren, welche Elemente die Teilnehmer wie sehen. Mit Klick auf „Speichern“ sichern Sie Ihre Einstellungen für den Raum.

Während eine Videokonferenz läuft, ist die Konfiguration des Raumes in der Verwaltung nicht möglich. Es erscheint die Meldung „Achtung: Der Raum ist aktiv. Deshalb können hier momentan keine Änderungen vorgenommen werden.“ Sie haben im Raum zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten. Siehe Punkt „Funktionen im Raum (Moderator)“

• Auswahl Darstellung: Konferenz oder Präsentation/Webinar
• Präsentation/Webinar: Darstellung Teilnehmer
• Präsentation/Webinar: Elemente für Teilnehmer sichtbar stellen
• Webcam für Teilnehmer erlauben
• Mikrofon für Teilnehmer erlauben
• Screen-Sharing für Teilnehmer erlauben
• Whiteboard für Teilnehmer erlauben
• Gruppen-Chat erlauben
• Protokollierung Hauptraum-Chat
• Chat zwischen einzelnen Teilnehmern erlauben
• Dateien für Teilnehmer anzeigen
• Funktion „Hand heben“ aktivieren
• Emojis erlauben
• Datei-Upload durch Teilnehmer erlauben
• Anwesenheitslogging aktivieren
• Anwesenheitskontrolle bei Teilnehmern aktivieren
• Aufzeichnung für Moderatoren erlauben
• Aufzeichnung abrufen
• Aufzeichnung: öffentlicher Videoplayer-Link
• Alle Teilnehmer anonym
• Warteraum aktivieren
• Gruppenräume aktivieren
• Raum ohne Moderator betretbar
• Vorlaufzeit in Minuten
• Raum bei Inaktivität sperren

Auswahl Darstellung: Konferenz oder Präsentation/Webinar

Auf dem Konfigurations-Feld können Sie links oben festlegen, welche Darstellung für die Teilnehmer gewünscht ist: „Konferenz“ oder „Präsentation/Webinar“.

Im Modus „Konferenz“ werden die Webcams aller Teilnehmer in gleich großen Kacheln dargestellt.

Im Modus „Präsentation/Webinar“ nimmt die Bildschirmübertragung des Moderators einen Großteil des Bildschirms ein. In der oberen rechten Ecke ist die Webcam-Übertragung des Moderators/Dozenten zu sehen.

Präsentation/Webinar: Darstellung Teilnehmer

Wählen Sie die Darstellung „Präsentation/Webinar“, können Sie zusätzlich die „Präsentation: Darstellung Teilnehmer“ einstellen:

• Webcam: Die Teilnehmer sehen sich und den Moderator im rechten Bereich „Teilnehmer“ mit Webcam und Namen.
• Liste: Die Teilnehmer sehen nur eine Listenansicht mit Namen im rechten Bereich „Teilnehmer“. Die Webcam-Übertragung des Moderators mit Dozentenstatus ist sichtbar. 
• Teilnehmer ausblenden: Die Teilnehmer können sich nicht sehen – weder mit Webcam noch mit Namen in der Liste. Im rechten Bereich erscheint statt dem Bereich „Teilnehmer“ der Bereich „Einstellungen“. Die Webcam-Übertragung des Moderators mit Dozentenstatus ist sichtbar. 

Präsentation/Webinar: Elemente für Teilnehmer sichtbar stellen

Wählen Sie die Darstellung „Präsentation/Webinar“, können Sie zusätzlich unter „Welche Elemente sehen die Teilnehmer?“ einstellen, ob die Teilnehmer die Kamera und die Bildschirmübertragung/Screen-Sharing des Dozenten oder jeweils nur Bildschirmübertragung oder Webcam sehen sollen.

Auswahlmöglichkeiten:

• „Kombination Webcam & Screen-Sharing“
• „Nur Screen-Sharing des Dozenten“
• „Nur Webcam des Dozenten“

Webcam für Teilnehmer erlauben

Mit dem Schalter „Webcam für Teilnehmer erlauben“ wird den Teilnehmern das Aktivieren der Webcam ermöglicht.

Mikrofon für Teilnehmer erlauben

Mit der Funktion „Mikrofon für Teilnehmer erlauben“ ermöglichen Sie Teilnehmern das Aktivieren des Mikrofons.

Screen-Sharing für Teilnehmer erlauben

Wird „Screen-Sharing für Teilnehmer erlauben“ aktiviert, können Teilnehmern während einer Videokonferenz auch den eigenen Bildschirm teilen.

Whiteboard für Teilnehmer erlauben

Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Sie Präsentationen mit Whiteboard-Funktionen durchführen. Dabei können mehrere Whiteboards parallel genutzt werden. Ein Whiteboard kann dabei aus Bildern, aus einer PDF oder als leeres Whiteboard erstellt werden. Siehe Punkt „Whiteboard“

Gruppen-Chat erlauben

Wird die Funktion „Gruppen-Chat erlauben“ aktiviert, können Teilnehmer den öffentlichen Gruppen-Chat und den Chat mit dem Moderator nutzen. Das „Chat“-Symbol wird in der Funktionsleiste der Teilnehmer angezeigt.

Protokollierung Hauptraum-Chat

Ist diese Funktion aktiviert, werden die Chat-Nachrichten des Hauptraums aufgezeichnet und das Protokoll kann vom Moderator während des laufenden Raums heruntergeladen werden. Die Daten werden nicht gespeichert, d. h. sobald der Raum beendet wurde, steht das Protokoll nicht mehr zur Verfügung. Siehe dazu auch Punkt „Chat“. (Diese Funktion ist je nach System ggf. nicht verfügbar.)

Chat zwischen einzelnen Teilnehmern erlauben

Wird „Chat zwischen einzelnen Teilnehmern erlauben“ aktiviert, können die Teilnehmer zusätzlich zum Chat mit dem Moderator auch untereinander einzeln chatten. Das „Chat“-Symbol wird in der Funktionsleiste der Teilnehmer angezeigt.

Dateien für Teilnehmer anzeigen

Wird „Dateien für Teilnehmer anzeigen“ aktiviert, wird den Teilnehmern damit das Einsehen und Herunterladen freigegebener Dateien ermöglicht.

Funktion „Hand heben“ aktivieren

Wenn die Funktion „Hand heben“ aktiviert ist, wird den Teilnehmern während der Videokonferenz die Möglichkeit der Reaktion „Hand heben“ gegeben. Für Moderatoren ist die Funktion „Hand heben“ immer aktiviert. Sie auch Punkte „Hand heben Moderatoren“ und „Hand heben Teilnehmer“

Emojis erlauben

Wenn diese Funktion aktiviert ist, können die Teilnehmer verschiedene Emojis zur Kommentierung verwenden. Für Moderatoren stehen die Emojis immer zur Verfügung. Siehe Punkt „Emojis“

Datei-Upload durch Teilnehmer erlauben

Ist diese Funktion aktiviert, können neben dem Moderator auch Teilnehmer Dateien direkt in den Hauptraum hochladen. Siehe Punkt „Dateien“ Diese Funktion kann auch im Raum in den Raumeinstellungen aktiviert werden. Siehe Punkt „Einstellungen“

Anwesenheitslogging aktivieren

Diese Funktion wird automatisch aktiviert, wenn Sie „Anwesenheitskontrolle bei Teilnehmern“ freischalten. Sie kann aber auch einzeln aktiviert werden. Mit Aktivierung wird aufgezeichnet, wann welcher Teilnehmer den Raum betreten bzw. wieder verlassen hat. Im Gegensatz zur „Anwesenheitskontrolle“ wird hier nicht sichergestellt, dass tatsächlich jemand vor dem Computer sitzt.

Ist das Anwesenheitslogging aktiviert, erscheint bereits beim Anmelden im Raum als Moderator oder Teilnehmer der Hinweis: „Bitte beachten Sie: In diesem Raum wird Ihre Anwesenheit geprüft.“

Nach der Sitzung kann eine Excel-Tabelle mit den aufgezeichneten Daten heruntergeladen werden. Es werden die Teilnehmernummer, der Teilnehmername, die absolute Anwesenheit, die relative Anwesenheit und der Zeitraum aufgeführt. Klicken Sie dazu in Ihrer Raum-Konfiguration auf den Reiter „Teilnehmer“ und dann auf den Button „Download Anwesenheiten“.

Bitte beachten: Die Anwesenheitslisten sind nach einer kurzen Verarbeitungszeit von ca. 10 Minuten verfügbar, wenn alle Teilnehmer den Raum verlassen haben.

Anwesenheitskontrolle bei Teilnehmern aktivieren

Wenn Sie die Funktion „Anwesenheitskontrolle bei Teilnehmern“ freischalten und im Raum unter „Einstellungen“ > „Raum“ > „Anwesenheitskontrolle“ aktivieren, wird die Anwesenheit der Teilnehmer (auch der anonymen Teilnehmer) im Raum erfasst. Die Teilnehmer erhalten in Intervallen, die Sie hier zeitlich festlegen können, eine kleine Abfrage zum Bestätigen der Anwesenheit. Die Teilnehmer müssen die Abfrage per Klick bestätigen. Durch Starten und Stoppen der Anwesenheitskontrolle können außerdem Pausen abgebildet werden.

Aufzeichnung für Moderatoren erlauben

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, wird für den Moderator ein Button „Aufzeichnen“ in der Videokonferenz (untere Funktionsleiste) angezeigt. Mit Klick auf diesen Button werden Webcam, Mikrofon und geteilter Bildschirm des Moderators aufgezeichnet.

(Diese Funktion kann aufgrund von Vorgaben, z. B. Datenschutz, eventuell nicht verfügbar sein.)

Aufzeichnung abrufen

Sobald eine Aufzeichnung gemacht wurde und Sie den Raum verlassen haben, erscheint ein neuer Reiter „Aufzeichnungen“, wenn Sie den Raum bearbeiten. Hier finden Sie Ihre Aufzeichnungen aufgelistet und abrufbar.

Möchten Sie sich die Aufzeichnungen ansehen, klicken Sie auf den Reiter „Videoplayer“. Mit Hilfe des integrierten Videoplayers können Sie Ihre Aufzeichnung hier direkt ansehen.

(Diese Funktion kann aufgrund von Vorgaben, z. B. Datenschutz, eventuell nicht verfügbar sein.)

Aufzeichnung: öffentlicher Videoplayer-Link

Die Aufzeichnung der Videokonferenz eines Raumes ist zusätzlich per Link teilbar. Mit Klick auf „kopieren“ am Ende des öffentlichen Videoplayer-Links, können Sie einen Link erzeugen und weiterverwenden. Mit Hilfe des Links kann eine Aufzeichnung problemlos geteilt werden.

Klicken Sie auf den roten Button „Alle löschen“, werden alle aufgezeichneten Aufnahmen gelöscht.

(Diese Funktion kann aufgrund von Vorgaben, z. B. Datenschutz, eventuell nicht verfügbar sein.)

Alle Teilnehmer anonym

Wird diese Funktion aktiviert, werden die Namen der Teilnehmer während der Videokonferenz anonymisiert ‒ anstatt des Namens erscheint ein „Teilnehmer ...“. Auch der Chat ist dann anonym ‒ es werden keine Namen angezeigt. Der Moderator sieht die Namen, die Teilnehmer nicht. Der Name des Moderators ist hingegen für jeden sichtbar.

Warteraum aktivieren

Wenn Sie den Warteraum hier aktivieren, führt der Teilnehmer-Link zunächst in diesen Raum. Siehe Punkt „Warteraum“. (Je nach Einstellung Ihres Systems ist diese Funktion standardmäßig zunächst aktiv.)

Gruppenräume aktivieren

Schalten Sie die Funktion „Gruppenräume“ frei, finden Sie im Raum in der unteren Funktionsleiste den Button „Gruppenräume“. Siehe Punkt „Gruppenräume“

Raum ohne Moderator betretbar

Wird „Raum ohne Moderator betretbar“ aktiviert, können Teilnehmern den Raum ohne die Anwesenheit eines Moderators betreten. Diese Funktion ist nur für den Raum-Modus „Präsentation/Webinar“ relevant. Ein Raum im Modus „Konferenz“ ist immer auch ohne Moderator betretbar.   

Vorlaufzeit in Minuten

Mit dem Eingabefeld „Vorlaufzeit in Minuten“ stellen Sie ein, wie viele Minuten vor Beginn der Videokonferenz der Raum betreten werden kann. In das Eingabefeld können Sie eine beliebige Zahl eintragen.

Raum bei Inaktivität sperren

Aktivieren Sie die Funktion „Raum bei Inaktivität (keine Teilnehmer im Raum) sperren“, wird der Raum nach einer festgelegten Zeit gesperrt, wenn keine Teilnehmer im Raum sind. Die Zeit bis zur Sperrung können Sie dazu in einem Feld, das sich bei Betätigung des Schalters öffnet, in Minuten eingeben. Über das „Schloss“-Symbol vor einem Raum in Ihrer Raumverwaltung können Sie den Raum wieder entsperren.