Teilnehmer verwalten

Per Klick auf einen Raum aus Ihrer Raumliste gelangen Sie in die Raumbearbeitung. Die Raumbearbeitung ist in fünf Bereiche unterteilt, anwählbar per Reiter: „Daten“, „Dateien“, „Teilnehmer“, „Einwahl“ und „Konfiguration“.

Unter dem Reiter „Teilnehmer“ können Teilnehmer verwaltet, benachrichtigt und in einen Videokonferenz-Raum eingeladen werden.

Während eine Videokonferenz läuft, ist die Teilnehmerverwaltung nicht möglich. Es erscheint die Meldung „Achtung: Der Raum ist aktiv. Deshalb können hier momentan keine Änderungen vorgenommen werden.“ Im Raum im Bereich „Einstellungen“ unter dem Reiter „Einwahl“ können Sie während einer Videokonferenz Teilnehmer einladen. 

Übersicht

Um zur Übersicht zu gelangen, klicken Sie auf den Reiter „Teilnehmer“. Im mittleren großen Feld befindet sich die aktuelle Teilnehmerliste des Raums.

Oberhalb finden Sie eine Suchleiste, um Teilnehmer zu filtern, einen Button zum Verschicken der Einladungen an die angelegten Teilnehmer und einen Button, um eine Nachricht an alle angelegten Teilnehmer zu verschicken.

Unterhalb der Teilnehmerliste finden Sie Optionen zum Hinzufügen von Teilnehmern, löschen der Teilnehmerliste und zurücksetzen des Einladungsstatus. Über die Symbole links daneben, können Sie den Suchfilter entfernen, die Teilnehmerliste aktualisieren und die Liste als Excel- oder CSV-Datei herunterladen.

Darunter haben Sie die Möglichkeit, eine Excel-Tabelle zum Verwalten der Teilnehmer zu verwenden und Einladungslinks für Moderatoren und Teilnehmer zu erzeugen, die unabhängig von der Teilnehmerliste funktionieren.

Über das „Punkte“-Symbol links neben den Teilnehmern finden Sie Optionen zum Bearbeiten, „Einladung versendet“ zurücksetzen und Löschen der Teilnehmer. Über die Teilnehmerbearbeitung können auch ein individueller Einladungs-Link und eine individuelle Telefon-Eeinwahl erzeugt werden, die nur für diesen Teilnehmer gelten.

Teilnehmer hinzufügen/entfernen

Per Klick auf „Teilnehmer hinzufügen“ am unteren rechten Rand des Teilnehmerlistenfeldes können Sie Teilnehmer in Ihrer Tabelle anlegen. Dazu wird mindestens eine Anrede, der Nachname und eine E-Mail-Adresse benötigt (Pflichtfelder). Der Vorname und eine Teilnehmernummer sind optional. Per Klick auf „Speichern“ fügen Sie den Teilnehmer zur Liste hinzu.

Angelegte Teilnehmer können Sie per Klick auf den Eintrag erneut bearbeiten. Über die Teilnehmerbearbeitung können auch ein individueller Einladungslink und eine individuelle Telefoneinwahl erzeugt werden, die nur für diesen Teilnehmer gelten. Über das „Punktesymbol“ links neben den Teilnehmern, finden Sie Optionen zum Bearbeiten, „Einladung versendet“ zurücksetzen und Löschen der Teilnehmer. Um einen Teilnehmer zu entfernen, klicken Sie auf das „Punktesymbol“ und wählen Sie „Teilnehmer löschen“ aus.

Teilnehmer sortieren

Angelegte Teilnehmer können Sie in Ihrer Liste per Klick auf die Pfeile bei den Spaltennamen nach oben und unten schieben und damit sortieren. Die Einstellung wird automatisch gespeichert.

Teilnehmer über Excel verwalten

Zum Verwalten der Teilnehmerliste über Excel finden Sie unten links unter dem Teilnehmerlistenfeld eine Vorlage zum Herunterladen. Hier muss, wie bei der Funktion „Teilnehmer hinzufügen", für jeden Teilnehmer mindestens die Anrede, der Nachname und eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden. Um Teilnehmer eindeutig zu kennzeichnen, empfiehlt es sich, auch eine Teilnehmernummer zu vergeben.

Tipp: Dazu können Sie in Excel eine fortlaufende Nummer erzeugen, indem Sie nach den ersten beiden Teilnehmernummern beide Felder markieren und an der unteren rechten Ecke herunterziehen.

Anschließend können Sie die Excel-Tabelle über den Button „Upload hinzufügen“ importieren. Die Teilnehmer sind nun im System angelegt.

Teilnehmer einladen

Klicken Sie auf einen angelegten Raum und anschließend auf den Reiter „Teilnehmer“. In der Teilnehmerliste sehen Sie: Bei jedem Teilnehmer ist gespeichert, ob bereits eine Einladung an ihn versendet wurde ‒ erkennbar an dem mit einem Häkchen befüllten oder nicht befüllten Feld bei „Einladung versendet“ am Ende der Zeile eines jeden angelegten Teilnehmers. Möchten Sie die Häkchen entfernen, um ggf. eine Aktualisierung zu schicken, klicken Sie auf den Button „versendete Einladungen zurücksetzen“. Mit der hier beschriebenen Funktion „Einladung verschicken“ wird eine Einladung an alle Teilnehmer versendet, an die noch keine Einladung versendet wurde.

Mit der hier beschriebenen Funktion „Einladung verschicken“ wird eine Einladung an alle Teilnehmer versendet, an die noch keine Einladung versendet wurde.

  1. Um in Ihrer Teilnehmerliste angelegte Teilnehmer einzuladen, klicken Sie oberhalb der Liste auf „Einladung verschicken“. Anschließend öffnet sich die Seite zum Bearbeiten der Einladung.
  2. Im Textfeld links finden Sie den automatisch aus Ihren bisherigen Angaben erstellten Einladungstext. Im Editor haben Sie verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zum Bearbeiten des Textes. Mit Klick auf den Reiter „HTML“ kann auch der HTML-Text bearbeitet werden. Die verwendeten Platzhalter des Textes finden Sie auf der rechten Seite. Anrede, Name des Teilnehmers, Name des Raums, Datum und Uhrzeit werden automatisch aus Ihren Angaben befüllt. Die Daten für die Telefon-Einwahl (Telefonnummer, Raumnummer, Einwahlcode) werden als Platzhalter automatisch mit eingetragen. 
  3. Unterhalb des Textfeldes lässt sich Ihre E-Mail-Signatur anpassen. Beachten Sie bitte den Hinweis: „E-Mail-Signatur entsprechend gesetzlichen Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen plus Hinweis auf Ihre Informationen nach Artikel 13 DSGVO.“ 
  4. Rechts neben dem Textfeld können Sie den Betreff bearbeiten und bei Bedarf noch eine „Reply-To-Adresse“ (Antwortadresse) sowie einen Absender-Namen festlegen. Die Reply-To-Adresse gibt den Empfängern der E-Mail eine separate E-Mail-Adresse zum Antworten auf die Einladung.
  5. Unten rechts kann der Nachrichtentext per Klick auf „Text speichern“ gespeichert werden.
  6. Über den Button „Test-Versand“ können Sie die Einladungsnachricht testen. Dazu öffnet sich bei Klick auf den Button ein Fenster, in das Sie die E-Mail-Adresse eintragen können, mit der Sie die Nachricht testen möchten. Mit Klick auf „Test versenden“ wird der Testversand ausgelöst.
  7. Abschließend können Sie auf der Seite mit der Teilnehmerliste (Reiter „Teilnehmer“) mit Klick auf den Button „Einladung verschicken“ allen Teilnehmer aus der Teilnehmerliste, die noch keine Einladung bekommen haben, eine personalisierte Einladung schicken.

Nachricht verschicken

Neben einer Einladung zu einer Videokonferenz können Sie den angelegten Teilnehmern auch eine Nachricht per E-Mail zusenden, z. B. wenn Sie eine Einladung (Datum, Uhrzeit) aktualisieren oder einen Raum löschen und damit eine Videokonferenz absagen möchten.

  1. Um in Ihrer Teilnehmerliste angelegten Teilnehmern eine Nachricht zu senden, klicken Sie dazu auf „Nachricht verschicken“. Anschließend öffnet sich die Seite zum Bearbeiten der Nachricht.
  2. Im Textfeld links können Sie die Nachricht eingeben. Im Editor haben Sie verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zum Bearbeiten des Textes. Mit Klick auf den Reiter „HTML“ kann auch der HTML-Text bearbeitet werden. Die Daten für die Telefon-Einwahl (Telefonnummer, Raumnummer, Einwahlcode) werden als Platzhalter automatisch mit eingetragen. 
  3. Unterhalb des Textfeldes lässt sich Ihre E-Mail-Signatur anpassen. Beachten Sie bitte den Hinweis: „E-Mail-Signatur entsprechend gesetzlichen Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen plus Hinweis auf Ihre Informationen nach Artikel 13 DSGVO.“ 
  4. Rechts neben dem Textfeld können Sie den Betreff bearbeiten und bei Bedarf noch eine „Reply-To-Adresse“ (Antwortadresse) sowie einen Absender-Namen festlegen. Die Reply-To-Adresse gibt den Empfängern der E-Mail eine separate E-Mail-Adresse zum Antworten auf die Nachricht.
  5. Über den Button „Test-Versand“ können Sie die Nachricht testen. Dazu öffnet sich bei Klick auf den Button ein Fenster, in das Sie die E-Mail-Adresse eintragen können, mit der Sie die Nachricht testen möchten. Mit Klick auf „Test versenden“ wird der Testversand ausgelöst.
  6. Abschließend können Sie auf der Seite mit der Teilnehmerliste (Reiter „Teilnehmer“) mit Klick auf den Button „Nachricht versenden“ allen Teilnehmer aus der Teilnehmerliste Ihre Nachricht schicken.

Öffentlicher Moderator-/Teilnehmer-Link

Möchten Sie Teilnehmern den Zutritt zu einem Raum ermöglichen, die nicht in Ihrer Teilnehmerliste angelegt sind? Oder möchten Sie einen Teilnehmer nachträglich unkompliziert zu einer Videokonferenz einladen? Dazu wird Ihnen ein Link erstellt, den Sie versenden und anbieten können.

Mit dem Moderator-Link können Sie Moderatoren ‒ das sind Nutzer mit administrativen Rechten ‒ unkompliziert nur durch Weitergabe der URL an der Videokonferenz teilnehmen lassen. Und mit dem Teilnehmer-Link können Sie Teilnehmer ‒ Nutzer ohne administrative Rechte ‒ durch Weitergabe der URL teilnehmen lassen.

Die öffentlichen Links für Moderatoren und Teilnehmer finden Sie, wenn Sie einen Raum bearbeiten, unter dem Reiter „Einwahl“. Mit Klick auf „Link kopieren“ wird der Link in Ihrer Zwischenablage gespeichert und Sie können ihn sich in das Browserfenster kopieren.

Achtung: Dieser Link ist beliebig oft wiederverwendbar und erlaubt jedem, der den Link vorliegen hat, den Zutritt. Wenn Sie diesen Link an einen Dritten weitergeben, weisen Sie ihn bitte daraufhin, dass dieser Link nicht weitergegeben werden soll ‒ außer Sie wünschen das.

Einwahl-Code

Mehr Sicherheit durch zusätzlichen Passwortschutz: Unter dem Reiter „Einwahl“ finden Sie den Schalter „Raum nur mit Einwahl-Code betretbar“. Wird diese Funktion aktiviert, wird ein Einwahl-Code ausgegeben, den Sie jeweils unter dem Moderator-Link und unter dem Teilnehmer-Link finden. Versenden Sie nun den Einladungslink, kann der Eingeladene nur mit diesem Code den Raum betreten. Der Code wird bei der Anmeldung im Raum abgefragt.