Teilnehmer verwalten

Per Klick auf einen Raum aus Ihrer Raumliste gelangen Sie in die Raumbearbeitung. Die Raumbearbeitung ist in sechs Bereiche unterteilt, anwählbar per Reiter: „Daten“, „Dateien“, „Teilnehmer“, „Einwahl“, „Konfiguration“ und „Aktionen“.

Unter dem Reiter „Teilnehmer“ können Teilnehmer hinzugefügt, verwaltet, benachrichtigt und in einen Videokonferenz-Raum eingeladen werden. Zudem können hier u. a. Nachrichten verschickt und die Teilnehmerliste heruntergeladen werden.

Während eine Videokonferenz läuft, ist die Teilnehmerverwaltung nicht möglich. Es erscheint die Meldung „Achtung: Der Raum ist aktiv. Deshalb können hier momentan keine Änderungen vorgenommen werden.“ Im Raum im Bereich „Einstellungen“ unter dem Reiter „Einwahl“ können Sie während einer Videokonferenz Teilnehmer einladen. Siehe Punkt „Einstellungen“

Übersicht

Um zur Übersicht zu gelangen, klicken Sie auf den Reiter „Teilnehmer“. Im mittleren großen Feld befindet sich die Teilnehmerliste des Raums.

Oberhalb finden Sie eine Suchleiste, um Teilnehmer per Texteingabe zu filtern, rechts davon einen Button, um die Einladungen an die angelegten Teilnehmer zu verschicken sowie einen Button, um eine Nachricht an alle angelegten Teilnehmer zu verschicken.

Darunter finden Sie Optionen zum Hinzufügen von Teilnehmern, Zurücksetzen des Einladungsstatus und Löschen der Teilnehmerliste.

Des Weiteren können Sie hier:

  • die Teilnehmerliste als Excel-Datei herunterladen
  • die Anwesenheitsliste als Excel-Datei herunterladen (Diese Funktion ist je nach System ggf. nicht verfügbar.)
  • die Einwahldaten aller Teilnehmer als PDF generieren und herunterladen
  • eine Import-Vorlage (Excel) für eine Teilnehmerliste herunterladen
  • die Teilnehmer per Excel-Liste importieren

Über das „Punkte“-Symbol links neben den Teilnehmern finden Sie Optionen zum Bearbeiten und Löschen der Teilnehmer sowie zum Zurücksetzen der versendeten Einladung (Diese Funktion ist je nach System ggf. nicht verfügbar.). Über die Teilnehmerbearbeitung können auch ein individueller Einladungs-Link und eine individuelle Telefon-Eeinwahl erzeugt werden, die nur für diesen Teilnehmer gelten.

Teilnehmer hinzufügen/entfernen

Per Klick auf „Teilnehmer hinzufügen“ am rechten Rand des Teilnehmerlistenfeldes können Sie Teilnehmer in Ihrer Tabelle anlegen. Dazu wird mindestens eine Anrede, der Nachname und eine E-Mail-Adresse benötigt (Pflichtfelder). Der Vorname und eine Teilnehmernummer sind optional. Per Klick auf „Speichern“ fügen Sie den Teilnehmer zur Liste hinzu. 

Angelegte Teilnehmer können Sie per Klick auf den Eintrag erneut bearbeiten. Über das „Punktesymbol“ links neben den Teilnehmern, finden Sie Optionen zum Bearbeiten und Löschen der Teilnehmer. Um einen Teilnehmer zu entfernen, klicken Sie auf das „Punktesymbol“ und wählen Sie „Teilnehmer löschen“ aus.

Teilnehmer sortieren

Angelegte Teilnehmer können Sie in Ihrer Liste per Klick auf die Pfeile bei den Spaltennamen (Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail und Teilnehmernummer) nach oben und unten verschieben und damit sortieren. Die Einstellung wird automatisch gespeichert.

Teilnehmer über Excel verwalten

Teilnehmerliste hochladen

Zum Verwalten der Teilnehmerliste über Excel finden Sie rechts vom Teilnehmerlistenfeld einen Button „Download Teilnehmerliste“ zum Herunterladen einer Vorlage. Hier muss, wie bei der Funktion „Teilnehmer hinzufügen", für jeden Teilnehmer mindestens die Anrede, der Nachname und eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden. Um Teilnehmer eindeutig zu kennzeichnen, empfiehlt es sich, auch eine Teilnehmernummer zu vergeben.

Tipp: Sie können in Excel eine fortlaufende Nummer erzeugen, indem Sie nach den ersten beiden Teilnehmernummern beide Felder markieren und an der unteren rechten Ecke herunterziehen.

Anschließend können Sie die Excel-Tabelle über den Button „Teilnehmer importieren“ hochladen. Die Teilnehmer sind nun im System angelegt.

Achtung: Werden beim Teilnehmer-Import Duplikate bei der Teilnehmer-Nummer erkannt, bricht der Import mit einer Fehlermeldung ab.

Teilnehmerliste herunterladen

Mit Klick auf den Button „Download Teilnehmerliste“ rechts von der Teilnehmerliste können Sie die Teilnehmerliste mit den angelegten Teilnehmern als Excel-Datei herunterladen – zum Beispiel für Serienbriefe oder E-Mails. In der Excel-Datei wird Name, E-Mail-Adresse, ggf. Teilnehmernummer, der Hinweis „Einladung versendet“, der Einwahlcode-Web und -Phone sowie der individuelle Teilnehmer-Link mit ausgegeben.

Optional können Sie als Moderator die Teilnehmerliste auch während der Videokonferenz im Raum in Ihren Teilnehmer-Einstellungen herunterladen. Siehe Punkt „Download Teilnehmerliste“

Anwesenheitsliste herunterladen 

Mit Klick auf den Button „Download Anwesenheiten“ rechts von der Teilnehmerliste können Sie die Anwesenheitsliste mit allen Teilnehmern als Excel-Datei herunterladen. Siehe Punkt „Anwesenheitslogging aktivieren“. (Diese Funktion ist je nach System ggf. nicht verfügbar.)

Teilnehmer einladen

Klicken Sie auf einen angelegten Raum und anschließend auf den Reiter „Teilnehmer“. In der Teilnehmerliste sehen Sie: Bei jedem Teilnehmer ist gespeichert, ob bereits eine Einladung an ihn versendet wurde ‒ erkennbar an dem mit einem Häkchen befüllten oder nicht befüllten Feld bei „Einladung verschickt“ am Ende der Zeile eines jeden angelegten Teilnehmers. Möchten Sie die Häkchen entfernen, um ggf. eine Aktualisierung zu schicken, klicken Sie auf den Button „Verschickte Einladungen zurücksetzen“.

Mit der hier beschriebenen Funktion „Einladungen verschicken“ wird eine Einladung an alle Teilnehmer versendet, an die noch keine Einladung versendet wurde.

  1. Um in Ihrer Teilnehmerliste angelegte Teilnehmer einzuladen, klicken Sie rechts von der Teilnehmerliste auf „Einladungen verschicken“. Anschließend öffnet sich die Seite zum Bearbeiten der Einladung.
  2. Im Textfeld links finden Sie den automatisch aus Ihren bisherigen Angaben erstellten Einladungstext. Im Editor haben Sie verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zum Bearbeiten des Textes. Mit Klick auf den Reiter „HTML“ kann auch der HTML-Text bearbeitet werden.Mit Klick auf den Reiter „Vorschau“ sehen Sie die Vorschau Ihrer Nachricht inklusive E-Mail-Signatur. 
  3. Mit dem Button „Platzhalter“ öffnen Sie eine Liste mit möglichen Informationen wie bspw. Uhrzeit, Raum-Link oder Raumnummer, die Sie Ihrer Einladung hinzufügen können. Per Klick auf das Symbol vor dem jeweiligen Platzhalter lassen sich die Informationen in die Einladung kopieren.
  4. Rechts des Textfeldes lässt sich Ihre E-Mail-Signatur anpassen. Beachten Sie bitte den Hinweis: „E-Mail-Signatur entsprechend gesetzlichen Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen plus Hinweis auf Ihre Informationen nach Artikel 13 DSGVO.“ 
  5. Zusätzlich können Sie den Betreff (Pflichtfeld) bearbeiten und bei Bedarf noch eine „Reply-To-Adresse“ (Antwortadresse) sowie einen Absender-Namen festlegen. Die Reply-To-Adresse gibt den Empfängern der E-Mail eine separate E-Mail-Adresse zum Antworten auf die Einladung.
  6. Unten rechts kann der Nachrichtentext per Klick auf „Text speichern“ gespeichert werden.
  7. Über den Button „Test-Versand“ können Sie die Einladungsnachricht testen. Dazu öffnet sich bei Klick auf den Button ein Fenster, in das Sie die E-Mail-Adresse eintragen können, mit der Sie die Nachricht testen möchten. Mit Klick auf „Test versenden“ wird der Testversand ausgelöst.
  8. Abschließend können Sie mit Klick auf den Button „Einladung verschicken“ allen Teilnehmer aus der Teilnehmerliste, die noch keine Einladung bekommen haben, eine personalisierte Einladung schicken.
  9. Beim Versand einer Einladung versucht die Software, das Geschlecht des Teilnehmers zu erkennen und dementsprechend eine Anrede gemäß dem Geschlecht zu verwenden. Beispiel: „Herr“ und „Hr“ führen zu „Sehr geehrter Herr“.

Nachricht verschicken

Neben einer Einladung zu einer Videokonferenz können Sie den angelegten Teilnehmern auch eine Nachricht per E-Mail zusenden, z. B. wenn Sie eine Einladung (Datum, Uhrzeit) aktualisieren oder einen Raum löschen und damit eine Videokonferenz absagen möchten.

  1. Um in Ihrer Teilnehmerliste angelegten Teilnehmern eine Nachricht zu senden, klicken Sie dazu auf „Nachricht verschicken“. Anschließend öffnet sich die Seite zum Bearbeiten der Nachricht.
  2. Im Textfeld links können Sie die Nachricht eingeben. Im Editor haben Sie verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zum Bearbeiten des Textes. Mit Klick auf den Reiter „HTML“ kann auch der HTML-Text bearbeitet werden. Mit Klick auf den Reiter „Vorschau“ sehen Sie die Vorschau Ihrer Nachricht inklusive E-Mail-Signatur. 
  3. Mit dem Button „Platzhalter“ öffnen Sie eine Liste mit möglichen Informationen wie bspw. Uhrzeit, Raum-Link oder Raumnummer, die Sie Ihrer E-Mail hinzufügen können. Per Klick auf das Symbol vor dem jeweiligen Platzhalter lassen sich die Informationen in die Mail kopieren. 
  4. Rechts neben dem Textfeldes lässt sich Ihre E-Mail-Signatur anpassen. Beachten Sie bitte den Hinweis: „E-Mail-Signatur entsprechend gesetzlichen Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen plus Hinweis auf Ihre Informationen nach Artikel 13 DSGVO.“ 
  5. Zusätzlich können Sie den Betreff (Pflichtfeld) bearbeiten und bei Bedarf noch eine „Reply-To-Adresse“ (Antwortadresse) sowie einen Absender-Namen festlegen. Die Reply-To-Adresse gibt den Empfängern der E-Mail eine separate E-Mail-Adresse zum Antworten auf die Nachricht.
  6. Über den Button „Test-Versand“ können Sie die Nachricht testen. Dazu öffnet sich bei Klick auf den Button ein Fenster, in das Sie die E-Mail-Adresse eintragen können, mit der Sie die Nachricht testen möchten. Mit Klick auf „Test versenden“ wird der Testversand ausgelöst.
  7. Mit Klick auf den Button „Nachricht versenden“ können Sie allen Teilnehmer aus der Teilnehmerliste Ihre Nachricht schicken.
  8. Beim Versand einer Nachricht versucht die Software, das Geschlecht des Teilnehmers zu erkennen und dementsprechend eine Anrede gemäß dem Geschlecht zu verwenden. Beispiel: „Herr“ und „Hr“ führen zu „Sehr geehrter Herr“.