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Daniel Hausner

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Daniel Hausner
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Hilfebereich

Hilfe

Ein umfangreicher Hilfebereich unterstützt Visavid-Nutzer*innen mit Anleitungen und Beschreibungen zu allen Verwaltungs- oder Anwendungs-Möglichkeiten.

Funktionen im Raum (Moderator)

Nach Betreten des Raums als Moderator ist oben links die Übertragung Ihrer eigenen Kamera mit Ihrem Kürzel in der Mitte zu sehen und in den weiteren Kacheln die Übertragungen der Teilnehmer.

Beim Betreten des Raumes werden Kameras und Mikrofone nicht automatisch aktiviert. Es öffnet sich ein Hinweis, dass Screen-Sharing, Mikrofon und Webcam zu Beginn einer Videokonferenz deaktiviert sind und wo Sie diese Funktionen aktivieren können. Weitergehende Hilfe bei Problemen erhalten Sie in unserem FAQ-Bereich unter „Kamera, Mikrofon und Screen-Sharing freigeben“

Unterhalb der Bildfläche finden Sie die Funktionsleiste zur Bedienung des Raumes. Menü bei mobiler Darstellung: Mobile Geräte bzw. Endgeräte mit geringerer Auflösung bekommen ein separates, ausklappbares Menü angezeigt.

Mikrofon

Möchten Sie in der Videokonferenz sprechen, dann müssen Sie unten in der Funktionsleiste Ihr Mikrofon aktivieren. Per Klick auf den An-/Aus-Schalter neben dem „Mikrofon“-Symbol können Sie Ihr Mikrofon aktivieren oder deaktivieren.

Mit Klick auf den „Pfeil nach oben“ rechts vom „Mikrofon“-Schalter öffnet sich ein Feld. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Die gleiche Mikrofon-Wahlmöglichkeit haben Sie auch bei den Einstellungen. Klicken Sie in der unteren Funktionsleiste oder im Menü auf das „Zahnrad“-Symbol „Einstellungen“. Im sich öffnenden rechten Bereich „Persönlich“ finden Sie unter „Audio“ das Auswahlfeld „Mikrofon“.

Sie können das Mikrofon aller Teilnehmer aktivieren oder deaktivieren, indem Sie bei „Einstellungen“, unter „Raum“ per An-/Aus-Schalter die Funktion „Mikrofon Teilnehmer“ aktivieren bzw. deaktivieren.

Audio-Ausgabe: Das Audio-Ausgabegerät kann auch mit Klick auf das „Zahnrad“- Symbol „Einstellungen“ im Bereich „Persönlich“ unter „Audio“ ausgewählt werden. Hier haben Sie die Möglichkeit, das Mikrofon auszuwählen/zu ändern. Sollte Ihr Browser diese Funktion nicht unterstützen, können Sie das Ausgabegerät auch bei dem von Ihnen verwendeten Endgerät auswählen (Lautsprecher-Symbol in der Taskleiste).

Raumton ausschalten

Mit Klick auf den „Pfeil nach oben“ rechts vom „Mikrofon“-Schalter öffnet sich ein Feld. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Tonausgabe während einer Videokonferenz zu deaktivieren. Die Funktion ermöglicht es dem Nutzer, die Tonausgabe der Videokonferenz stummzuschalten. Störende Geräusche der Videokonferenz lassen sich beim Anhören anderer Audioquellen auf diesem Wege temporär ausschalten.

Stumm schalten

Mit Klick auf das „Teilnehmer“-Symbol in der unteren Mitte der Bildfläche öffnet sich die Teilnehmerliste. Hier können die Mikrofone aller oder einzelner Teilnehmer deaktiviert werden. Mit Klick auf „Alle stumm“ werden alle Teilnehmer stumm geschaltet. Mit Klick auf das Mikrofon-Symbol vor einem einzelnen Teilnehmer wird nur das Mikrofon dieses Teilnehmers deaktiviert. Das Mikrofon-Symbol erscheint daraufhin in der Teilnehmerliste rot.  Der stumm geschaltene Teilnehmer erhält die Mitteilung „Ein Moderator hat Ihr Mikrofon deaktiviert“ und der „Mikrofon“-Button des Teilnehmers ist durchgestrichen. Möchten Sie das Mikrofon des Teilnehmers wieder aktivieren, klicken Sie erneut auf das Mikrofon-Symbol. Das Mikrofon-Symbol wird wieder grau und der Teilnehmer kann wieder sprechen.

Haben Sie alle Teilnehmer stumm geschaltet, können Sie durch einen erneuten Klick auf den Schalter „Alle stumm“ die Funktion wieder deaktivieren und die Teilnehmer können ihr Mikrofon wieder aktivieren.

Optional können Sie auch alle Teilnehmer stumm schalten, indem Sie bei „Einstellungen“ unter „Raum“  bei den „Einstellungen für Teilnehmer“ per An-/Aus-Schalter die Funktion „Mikrofon Teilnehmer“ deaktivieren.

Push-to-talk

Bei mehreren Teilnehmern bietet sich die „Push-to-talk“-Funktion an: Das Mikrofon bleibt trotz Aktivierung stumm und lässt sich per Tastendruck auf „t“ bei Bedarf kurzzeitig aktivieren. So kann eine geregelte Kommunikation gewährleistet werden.  

Push-to-talk aktivieren:

  1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Mikrofon aktiv ist. Siehe Punkt „Mikrofon“.
  2. Mit Klick auf den Pfeil rechts vom „Mikrofon“-Schalter in der Funktionsleiste öffnet sich ein Feld. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre „Push-to-talk“-Funktion zu aktivieren.
  3. Aktivieren Sie die Funktion per An-/Aus-Schalter, erscheint ein „Tastatur“-Symbol neben dem „Mikrofon“-Symbol.
  4. Halten Sie die Taste „t“ auf Ihrer Tastatur gedrückt, um sprechen zu können.
  5. Lassen Sie die Taste los, dann beenden Sie die Audioübertragung – ähnlich wie bei einem Funkgerät.
  6. Sie deaktivieren die „Push-to-talk“-Funktion auf gleichem Wege.

Sie können die Funktion auch unter „Einstellungen“ im Bereich „Persönlich“ unter „Audio“ an- und ausschalten. Haben Sie das Mikrofon der Teilnehmer freigeschaltet, können diese ebenfalls die „Push-to-talk“-Funktion verwenden.

Push-to-talk empfehlen:

  1. Mit Klick auf das „Zahnrad“-Symbol bei einem Teilnehmer sehen Sie den Button mit „Tastatur“-Symbol: „Push-to-talk empfehlen“.
  2. Klicken Sie auf diesen Button, bekommt der entsprechende Teilnehmer den Hinweis: „Moderator … bittet Sie, Push-to-talk zu aktivieren! Wenn aktiviert: Taste „t“ gedrückt halten, um zu sprechen.“
  3. Auf dem Hinweisfeld kann der Teilnehmer auf „Push-to-talk aktivieren“ oder auf „Abbrechen“ klicken.

Untertitel

Automatische Untertitel werden nur mit aktiviertem Mikrofon angezeigt. Siehe Punkt „Mikrofon“.

Automatische Untertitel aktivieren

Als Moderator haben Sie die Möglichkeit, automatische Untertitel zu den Wortbeiträgen in Ihrer Videokonferenz anzeigen zu lassen. Aktivieren Sie dazu die Funktion direkt im Raum: Unter „Einstellungen“ im Bereich „Raum“ finden Sie den Aktivierungsschalter „Automatische Untertitel“. Ist die Funktion aktiviert, können sich Moderator und Teilnehmer die Untertitel anzeigen lassen.

Automatische Untertitel anzeigen

Damit die Untertitel der Sprecher bei Ihnen angezeigt werden, betätigen Sie bei Ihren „Einstellungen“ im Bereich „Persönlich“ den Aktivierungsschalter „Untertitel anzeigen“. Nun öffnet sich links auf Ihrem Bildschirm das Feld „Untertitel“, in dem Sie die Untertitel aller Wortbeiträge sehen können.

Manuelle Untertitel

Alternativ zu den automatischen Untertiteln können Sie als Moderator im Raum auch manuelle Untertitel per Texteingabe freischalten und nutzen. Um die Funktion „Manuelle Untertitel“ zu aktivieren, betätigen Sie bei Ihren „Einstellungen“ im Bereich „Raum“ den Aktivierungsschalter „Manuelle Untertitel“.

Ist im Bereich „Raum“ die Funktion „Manuelle Untertitel“ aktiviert, erscheint im Bereich „Persönlich“ zusätzlich zum Schalter „Untertitel anzeigen“ der Schalter „Untertitel verfassen“. Mit Aktivierung öffnet sich das Textfeld „Untertitel verfassen“. Hier können Sie den Text für den Untertitel eingeben, er wird mit Drücken der „Enter“-Taste abgeschickt. Hat der Moderator „Manuelle Untertitel“ für die Teilnehmer aktiviert, kann der Teilnehmer die gleiche Funktion nutzen.

Webcam

Webcam aktivieren

Möchten Sie in der Videokonferenz sichtbar sein, dann müssen Sie unten in der Funktionsleiste Ihre Webcam aktivieren. Per Klick auf den An-/Aus-Schalter neben dem „Webcam“-Symbol können Sie Ihre Webcam aktivieren oder deaktivieren.

Webcam auswählen

Mit Klick auf den „Pfeil nach oben“ rechts vom „Webcam“-Schalter öffnet sich ein Feld. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Webcam auszuwählen/zu ändern. Im unteren Bereich des Feldes können Sie als Moderator eine zweite Webcam aktivieren, siehe weiter unten.

Ihre Webcam-Wahlmöglichkeit haben Sie auch bei den „Einstellungen“. Klicken Sie in der Funktionsleiste auf das „Zahnrad“-Symbol „Einstellungen". Im Bereich „Persönlich“ finden Sie unter „Video- und Audio-Geräte“ das Auswahlfeld „Webcam“.

Webcam der Teilnehmer aktivieren/deaktivieren

Als Moderator können Sie die Webcams einzelner Teilnehmer aktivieren und deaktivieren. Mit Klick auf das „Zahnrad“-Symbol rechts unten in der Bildfläche eines Teilnehmers öffnet sich unter anderem die Funktion „Webcam deaktivieren“. Mit Klick auf diesen Button wird die Webcam-Übertragung des Teilnehmers ausgeschaltet, sein Button „Webcam“ ist nun durchgestrichen. Möchten Sie die Webcam-Übertragung des Teilnehmers wieder aktivieren, klicken Sie erneut auf das „Zahnrad“-Symbol in der Bildfläche und dann auf „Webcam erlauben“. Der Teilnehmer kann seine Webcam wieder aktivieren und nutzen. 

Als Moderator können Sie auch die Webcam aller Teilnehmer aktivieren oder deaktivieren, indem Sie bei „Einstellungen“, unter „Raum“ per An-/Aus-Schalter bei den Einstellungen für Teilnehmer die Funktion „Webcam“ aktivieren oder deaktivieren. 

Zweite Webcam auswählen

Moderatoren können bis zu zwei Webcams gleichzeitig nutzen, z. B. eine Personen-Webcam und eine Kamera zur Präsentation. Mit Klick auf den „Pfeil nach oben“ rechts vom „Webcam“-Schalter öffnet sich ein Feld. Hier haben Sie die Möglichkeit, eine zweite Webcam zu aktivieren. Aktivieren Sie den Schalter „Zweite Webcam wählbar“, erscheint in der unteren Funktionsleiste ein zweites Webcam-Symbol „Webcam #2“.

Ist eine zweite Webcam installiert, können Sie diese per An-/Aus-Schalter aktivieren. Mit Klick auf „Pfeil nach oben“ rechts vom „Webcam #2“-Symbol können Sie die zweite Webcam auswählen und optional per An-/Aus-Schalter im Präsentation/Webinar-Modus groß anzeigen lassen. Achtung: Die zweite Webcam kann im Präsentation/Webinar-Modus nicht gemeinsam mit Screen-Sharing oder Whiteboard-Präsentation groß angezeigt werden.

Webcam-Bild spiegeln

Mit Klick auf den „Pfeil nach oben“ rechts vom „Webcam“-Schalter öffnet sich ein Feld. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihr Kamerabild zu spiegeln. Aktivieren Sie den Schalter „Kamerabild spiegeln“, wird Ihre Webcam-Darstellung gespiegelt.

Darstellung im Raum

Es gibt drei verschiedene Darstellungen im Raum: „Konferenz“, „Sprecher“ und „Favoriten“.

Der Konferenz-Modus ist voreingestellt. Diese Darstellung ist die klassische Konferenzansicht mit nebeneinander angeordneten Bildfeldern/Kacheln. Moderatoren und alle Teilnehmer sowie per Screen-Sharing geteilte Bildschirme erscheinen in gleicher Größe.

Im Sprecher-Modus erscheint der jeweilige Sprecher in großer Darstellung, das heißt wer das Mikrofon aktiviert hat und aktiv spricht, wird groß angezeigt. Alle anderen Teilnehmer erscheinen in kleinen Kacheln unterhalb des Sprechers.

  • Wird Screen-Sharing aktiviert, ist der freigegebene Bildschirm groß und zentral zu sehen, die aktiven Sprecher werden auf der rechten Seite daneben angezeigt. Die übrigen Teilnehmer sind weiterhin in kleinen Kacheln unterhalb der Bildschirmfreigabe zu sehen. Sind mehrere Bildschirme freigegeben, werden diese überlagert angezeigt. Die weitere Bildschirmfreigaben kann sich jeder Teilnehmer durch Blättern mit den „Pfeil“-Buttons anzeigen lassen.

Im Favoriten-Modus werden nur die vorher vom Moderator ausgewählten Favoriten angezeigt. Maximal sind 6 Favoriten möglich, zum Beispiel weitere Sprecher während einer Präsentation. Der Moderator ist von Beginn an automatisch den Favoriten zugeordnet und wird groß in der Mitte angezeigt. Weitere Favoriten sind in kleineren Fenstern rechts daneben zu sehen.

  • Wird Screen-Sharing aktiviert, ist der freigegebene Bildschirm groß und zentral zu sehen, der Moderator und die Favoriten werden auf der rechten Seite daneben angezeigt.  Sind mehrere Bildschirme freigegeben, werden diese überlagert angezeigt. Die weitere Bildschirmfreigaben kann sich jeder Teilnehmer durch Blättern mit den „Pfeil“-Buttons anzeigen lassen. 

Die Favoriten werden folgendermaßen ausgewählt:

  1. Klick auf „Teilnehmer“ in der unteren Funktionsleiste oder im Seitenmenü.
  2. „Favoriten“ mit Klick auf „+“ ausklappen.
  3. Hinzufügen: Die unten aufgelisteten Teilnehmer per Drag-and-drop in das Favoriten-Feld ziehen oder per Klick auf das „Zahnrad“ und „Zu Favoriten hinzufügen“.
  4. Löschen: Die als Favoriten aufgelisteten Teilnehmer per Drag-and-drop erneut in das Favoriten-Feld ziehen oder per Klick auf das „Zahnrad“ und „Von Favoriten entfernen“.
  5. Umsortieren: Favoriten können in der Favoriten-Liste per Drag -and-drop umsortiert werden, dann erscheinen auch die Webcam-Bilder entsprechend sortiert.

Der Moderator kann  über die „Einstellungen“ („Zahnrad“-Symbol) im Reiter „Raum“  eine bestimmte Darstellung  festlegen, indem er den Schalter „Darstellung für Teilnehmer erzwingen“ aktiviert. Die Teilnehmer haben dann keine Möglichkeit mehr, auf eine andere Darstellung umzuschalten.

Dynamischer Hintergrund

Ist Ihre Webcam aktiviert, können Sie den Hintergrund Ihrer Kamera-Übertragung bearbeiten. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben dem „Webcam“-Symbol in der unteren Funktionsleiste oder im Seitenmenü. dann werden Ihnen die Einstellungsmöglichkeiten „Dynamischer Hintergrund“ angeboten:

  • deaktiviert: Ihr aktueller Hintergrund wird angezeigt.
  • Leichte Unschärfe: Ihr Hintergrund wird leicht unscharf.
  • Starke Unschärfe: Ihr Hintergrund wird stark unscharf.
  • Foto: Sie können ein Bild als Hintergrund auswählen.

Mit Klick auf „Foto auswählen“ neben dem Auswahlfeld „Foto“ öffnet sich das Feld „Eigenes Hintergrundbild“. Sie können aus den angebotenen Bildern Ihren Hintergrund auswählen und müssen dann auf „Schließen“ klicken. Das gewählte Bild wird als Hintergrundbild eingeblendet.

Zusätzlich können Sie über den Button „Bild auswählen“ ein eigenes Bild hochladen und als Hintergrund festlegen. Das ausgewählte Hintergrundbild wird nicht hochgeladen, sondern nur auf Ihrem Gerät zwischengespeichert.

Die Einstellung des dynamischen Hintergrunds wird dauerhaft für alle Ihre Räume gespeichert.

Screen-Sharing

Mit der Funktion „Screen-Sharing“ teilen Sie als Moderator einen zweiten Bildschirm (z. B. mit Materialien) mit Ihren Teilnehmern, der während der Videokonferenz zusätzlich angezeigt wird.

Der Aktivierungsschalter für „Screen-Sharing“ befindet sich in der unteren Funktionsleiste. Die gleiche Funktion finden Sie auch im „Menü“.

  1. Wenn Sie den Schalter „Screen-Sharing“ aktivieren, bekommen Sie je nach Browser eine Anfrage, ob Visavid auf Ihren Bildschirm zugreifen darf. Wählen Sie dann das zu teilende Fenster oder den zu teilenden Bildschirm und klicken Sie auf „Erlauben“ bzw. „Teilen“.
  2. Ihr freigegebener Bildschirm ist nun im Raum der Videokonferenz sichtbar.
  3. Audio über Screen-Sharing teilen: Wenn mit Google Chrome ein Screen-Sharing „Gesamter Bildschirm“ gestartet wird, besteht die Möglichkeit, auch den Ton der lokalen Programme zu teilen (z. B. Youtube-Videos). Setzen Sie bei der Auswahl des Bildschirms ein Häckchen bei „Audio des Systems teilen“. Mehr Informationen finden Sie dazu unter „Wie wird der Ton bei Screen-Sharing übertragen?“  

Vollbild: Befinden Sie sich im Konferenz-Modus, können Sie mit dem Button „Vollbild“ am unteren rechten Rand des geteilten Bildschirms die Ansicht auf Vollbild-Modus stellen. Im Favoriten- oder Sprecher-Modus wird der geteilte Bildschirm automatisch groß in der Mitte angezeigt.

Neues Fenster: Mit Klick auf den Button „Neues Fenster“ öffnet sich der geteilte Bildschirm in einem eigenen Fenster.

Für Teilnehmer freigeben

Als Moderator können Sie die Funktion „Screen-Sharing“ auch für die Teilnehmer freigeben, indem Sie bei „Einstellungen“ unter „Raum“ per An-/Aus-Schalter die Funktion „Screen-Sharing“ aktivieren oder deaktivieren. Siehe Punkt „Raum konfigurieren“

Besonderheit bei Sprecher- oder Favoriten-Darstellung

Wird Screen-Sharing in der Sprecher- oder Favoriten-Darstellung aktiviert, ist der freigegebene Bildschirm groß und zentral zu sehen, die Sprecher beziehungsweise Favoriten werden rechts angezeigt. Bildschirmfreigaben werden überlagert angezeigt. Die weitere Bildschirmfreigaben kann sich jeder Teilnehmer durch Blättern mit den „Pfeil“-Buttons anzeigen lassen. Siehe Punkt „Darstellung im Raum“

Das Screen-Sharing wird beendet, wenn Sie erneut auf den An-/Aus-Schalter neben dem „Screen-Sharing“-Symbol klicken.

Die Funktion Screen-Sharing finden Sie auch rechts unten im Menü. Sie können dort mit Klick auf „Screen-Sharing“ die Bildschirmfreigabe aktivieren oder beenden.

Whiteboard

Mit dieser Funktion können Sie als Moderator zusammen mit Ihren Teilnehmern auf der „digitalen Tafel“ oder in bestehenden Dokumenten Inhalte erarbeiten, ohne den Bildschirm teilen zu müssen. Das Whiteboard wird während der Videokonferenz zusätzlich angezeigt. Es können mehrere Whiteboards parallel genutzt werden.

Im Raum finden Sie die Whiteboard-Funktion in der unteren Funktionsleiste. Mit Klick auf den Aktivierungsschalter neben dem „Tafel“-Symbol öffnet sich das Feld „Whiteboards verwalten“. Hier können Sie:

  • ein Whiteboard aus Bildern erstellen
  • ein Whiteboard aus einem PDF erstellen
  • ein leeres Whiteboard erstellen
  • oder PDF-Datei(en) oder Bild(er) per Drag & Drop hineinziehen

Whiteboard aus Bildern erstellen:

Mit Klick auf „Whiteboard aus Bild(ern) erstellen“ können Sie Bilder auswählen und hochladen. Das Bild öffnet sich in Ihrer Ansicht und Ihnen stehen verschiedene Bildbearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Siehe Punkt „Bildbearbeitungsmöglichkeiten“.

Whiteboard aus PDF erstellen:

Mit Klick auf „Whiteboard aus PDF erstellen“ können Sie ein PDF auswählen und hochladen. Das PDF öffnet sich in Ihrer Ansicht und Ihnen stehen verschiedene Bildbearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Siehe Punkt „Bildbearbeitungsmöglichkeiten“.

Leeres Whiteboard erstellen:

Mit Klick auf „Leeres Whiteboard erstellen“ können Sie ein leeres Whiteboard anlegen. Format-Möglichkeiten:

  • A4 (Hochformat)
  • A4 (Querformat)
  • A5 (Hochformat)
  • A5 (Querformat)
  • Bildschirmgröße

Benennen Sie das Whiteboard (Pflichtfeld) und wählen Sie Ihr Format. Mit Klick auf den jeweiligen Format-Button und mit Klick auf „Speichern“ öffnet sich das leere Whiteboard und ist bereit für die Bearbeitung.

PDF-Datei oder Bild per Drag & Drop hineinziehen:

Ist die Seite „Whiteboards verwalten“ geöffnet, haben Sie die Möglichkeit, PDF-Datei(en) oder Bild(er) per Drag & Drop in Ihr Verwaltungsfeld zu ziehen. Die Datei erscheint dann im Feld „Eigene Whiteboards“. Siehe Punkt „Eigene Whiteboards“.  

Bildbearbeitungsmöglichkeiten:

  • Größe
  • Farbe
  • Blättern bei mehreren Seiten (zusätzlich möglich: per Tastenkombination Strg + Pfeiltaste links/Pfeiltaste rechts)
  • Verkleinern/vergrößern
  • Auf Seitenhöhe/-breite anpassen
  • Als PDF herunterladen
  • Rückgängig
  • Hand-Tool
  • Stift-Tool
  • Marker-Tool
  • Radiergummi-Tool
  • Text-Tool
  • Verschieben-Tool
  • Mehr:
    • Aktuelle Seite
      • im/gegen den Uhrzeigersinn drehen
      • löschen
    • Alle Seiten
      • im/gegen den Uhrzeigersinn drehen
    • Leere Seiten einfügen: Siehe Punkt „Leeres Whiteboard erstellen“.
    • Seite aus Quelle einfügen
      • Bild
      • Bildschirmfoto
    • Sonstiges
      • Dokument umbenennen

Sie können das Bildbearbeitungsfenster

  • minimieren
  • maximieren
  • in einem neuen Fenster öffnen
  • schließen

Nutzen Sie dazu die Buttons rechts oben am Fenster.

Berechtigungen:

Mit Klick auf „Berechtigungen“ unter dem Bild können Sie festlegen, wer das Whiteboard bearbeiten darf:

  • „Alle“: Alle Teilnehmer können das Whiteboard bearbeiten.
  • „Ausgewählte Teilnehmer“: Sie können auswählen, welche Teilnehmer das Whiteboard bearbeiten können.
  • „Niemand“: Das Whiteboard kann nur durch Moderatoren bearbeitet werden.

Mit Klick auf „Teilen“ erscheint das Whiteboard für alle Teilnehmer der Videokonferenz.

Mit Klick auf „Präsentation“ (standardmäßig aktiv): Die Teilnehmer sehen immer Ihre aktuelle Seite und können selbst nicht blättern. Ohne Häkchen bei „Präsentation“ können die Teilnehmer selbst durch die Whiteboards blättern.

Eigene Whiteboards:

Ist ein Whiteboard angelegt, sehen Sie im Feld „Eigene Whiteboards“ Ihre Whiteboards aufgelistet und können Sie teilen, öffnen oder mit Klick auf das „Zahnrad“-Symbol bearbeiten:

  • Kopieren
  • Löschen
  • Herunterladen
  • Vorschaubild erneuern
  • Umbenennen
  • Download erlauben

Whiteboard für Teilnehmer freischalten:

Als Moderator können Sie die Funktion Whiteboard auch für die Teilnehmer der Videokonferenz freischalten.

  1. Klicken Sie dazu auf „Einstellungen“ in der unteren Funktionsleiste.
  2. Es öffnet sich der rechte Bereich „Einstellungen“.
  3. Unter dem Reiter „Raum“ können Sie per An-/Aus-Schalter „Whiteboard Teilnehmer“ aktivieren oder deaktivieren.

Ist die Funktion aktiviert, ist die Verwendung des Whiteboards für alle Teilnehmer erlaubt. Nun können neben dem Moderator auch Teilnehmer Präsentationen mit Whiteboard-Funktionen durchführen. Dabei können mehrere Whiteboards parallel genutzt werden.

Als Moderator können Sie die Funktion Whiteboard auch für einzelne Teilnehmer der Videokonferenz aktivieren oder deaktivieren.

  1. Klicken Sie dazu auf das „Zahnrad“-Symbol beim entsprechenden Teilnehmer.
  2. Klicken Sie auf „Whiteboard erlauben“ oder auf „Whiteboard deaktivieren“.

Aufnahme

Ist in der Raumverwaltung die Funktion „Aufnahme des Raums für Moderatoren erlauben“ aktiviert, finden Sie im Videokonferenzraum in Ihrer Funktionsleiste den Schalter „Aufnahme “. Hier können Sie eine Aufnahme starten und beenden. Je nach Einstellung des Raums wird dieser in der Sprecher- oder Favoritenansicht aus der Sicht eines Teilnehmers aufgenommen.

Siehe Punkt „Aufnahme für Moderatoren erlauben“

Siehe Punkt „Aufnahme abrufen“

Teilnehmer-Einstellungen

Wenn Sie einen Raum betreten, finden Sie in der unteren Funktionsleiste das Symbol „Teilnehmer“. Anhand der Zahl neben dem Symbol sehen Sie, wie viele Teilnehmer im Raum sind. Klicken Sie auf das Symbol, öffnet sich rechts der Bereich „Teilnehmer“  mit den beiden Reitern „Raum“ und „Warteraum“. 

Einstellungen im Raum

Der Moderator kann über den Button „Alle stumm“ die Mikrofone aller Teilnehmer stumm schalten sowie über den Button „Alle Hände senken“ die Handzeichen der Teilnehmer wieder ausblenden.

Favoriten

Über das „+“-Symbol vor „Favoriten“ kann die Liste der Favoriten geöffnet werden. Der Moderator  kann im Raum bis zu sechs Teilnehmer als Favoriten bestimmen. Siehe Favoriten-Modus unter Darstellung im Raum.

Suche Teilnehmer

Per Klick auf das „+“-Symbol vor „Suche“ öffnet sich ein Suchfeld, mit dem Sie per Texteingabe nach Teilnehmern suchen können. 

Zudem wird Ihnen angezeigt, wie viele Teilnehmer: 

  • das Mikrofon aktiviert haben
  • die Webcam aktiviert haben 
  • die Bildschirmfreigabe/Screen-Sharing aktiviert haben

Optionen für Teilnehmer

Hier sind alle aktiven Teilnehmer mit Namen aufgelistet.

  • Vor dem Namen sehen Sie, bei welchem Teilnehmer das Mikrofon aktiviert ist (Mikrofon-Symbol durchgestrichen/nicht durchgestrichen).
  • Ein farbiger Punkt zeigt bei jedem Teilnehmer die Verbindungsqualität an:
    • grün: Verbindung sehr gut
    • gelb: leichte Verbindungsprobleme
    • rot: schlechte Verbindung
    • gelb und rot werden auch direkt auf dem Webcam-Feld eines jeden Teilnehmers angezeigt

Bei jedem Teilnehmer können Sie mit Klick auf das „Zahnrad“-Symbol oder per Rechtsklick auf der PC-Maus individuelle Einstellungen vornehmen:

Sie schließen den Bereich „Teilnehmer“ mit Klick auf das „X“ rechts oben.

Die gleichen individuellen Einstellungen finden Sie rechts unten an jeder Teilnehmer-Bildübertragung in Form eines „Zahnrad“-Symbols: „Optionen anzeigen“.

Download Teilnehmerliste

Im rechten Bereich „Teilnehmer“, der sich durch Klick auf das Symbol „Teilnehmer“ öffnet, finden Sie über den aufgelisteten Teilnehmern die Möglichkeit, die Teilnehmerliste herunterzuladen. Per Klick auf „Download Teilnehmerliste“ wird die Teilnehmerliste als Excel-Datei heruntergeladen.

Siehe dazu auch Punkt „Teilnehmer über Excel verwalten“ 

Anwesenheitskontrolle

Die Anwesenheitskontrolle muss von einem Moderator im laufenden Raum explizit gestartet und gestoppt werden.

Ist die Funktion „Anwesenheitskontrolle bei Teilnehmern“ in der Raumkonfiguration freigeschaltet, können Moderatoren diese im Raum beliebig oft aktivieren uns stoppen, um Pausen abzubilden. In Ihrer Funktionsleiste unter „Teilnehmer“ finden Sie den Status-Hinweis „AFK“ (Away from Keyboard): grün = aktiv, rot = nicht aktiv.

  1. Mit Klick auf diesen Hinweis öffnet sich der rechte Bereich „Einstellungen“.
  2. Im Tab „Raum“ können Sie unter „Anwesenheitskontrolle“ diese mit Klick auf „Kontrolle starten“ aktivieren/mit Klick auf „Kontrolle stoppen“ deaktivieren. Starten: In dem Moment, in dem die Kontrolle gestartet wird, erscheint unverzüglich die erste Anwesenheitskontrolle bei den Teilnehmern. z. B. zu Beginn der Veranstaltung bzw. nach einer Pause. Stoppen: z. B. beim Ende einer Veranstaltung bzw. bei einer Pause.
  3. Über dem Button wird Ihnen der aktuelle Status „aktiv“/“inaktiv“ angezeigt.

Zur Funktion und zur Auswertung siehe Punkt „Anwesenheitskontrolle aktivieren“ 

Moderator-Rechte verleihen

Als Moderator können Sie einem oder mehreren Teilnehmer vorübergehend Moderator-Rechte geben.

  1. Klicken Sie dazu auf das „Zahnrad“-Symbol beim betreffenden Teilnehmer.
  2. Klicken Sie auf „Moderator-Rechte verleihen“.
  3. Der Teilnehmer bekommt folgenden Hinweis: „Sie haben temporäre Moderator-Rechte erhalten.“
  4. Nun stehen dem Teilnehmer sämtliche Moderator-Rechte und -Funktionen zur Verfügung.

Sie können dem Teilnehmer diese Rechte wieder entziehen:

  1. Klicken Sie erneut auf das „Zahnrad“-Symbol beim betreffenden Teilnehmer.
  2. Klicken Sie dann auf „Moderator-Rechte entziehen.“
  3. Der Teilnehmer bekommt folgenden Hinweis: „Ihre Moderator-Berechtigungen wurden zurückgenommen.“

Chat

Mit der Chat-Funktion bleiben Sie als Moderator unkompliziert im Dialog mit Ihren Teilnehmern und können Rückfragen schnell per Textnachricht beantworten.

In der unteren Funktionsleiste finden Sie die „Chat“-Funktion. Mit Klick auf das „Chat“-Symbol öffnen Sie das Chatfenster, um mit den Teilnehmern zu kommunizieren.

Gruppenchat

Möchten Sie mit allen Teilnehmern chatten, klicken Sie auf „Hauptraum“. Sie können Ihre Nachricht in das Textfeld am unteren Rand des Chat-Bereiches eingeben und per Return-Taste oder mit Klick auf den Button „Pfeil nach rechts“ absenden. Eine Zahl auf rotem Punkt zeigt an, wie viele neue Nachrichten eingegangen sind.

Im Hauptraum haben Sie die Möglichkeit, Teilnehmer (und weitere Moderatoren) im Chat zu erwähnen. Verwenden Sie dazu das @-Symbol plus den Teilnehmernamen. Im Chat sieht der erwähnte Teilnehmer das Textfeld, in dem er erwähnt wurde, farblich hervorgehoben und mit einem @-Symbol versehen.

Chat mit einzelnen Teilnehmern

Als Moderator können Sie auch mit einzelnen Teilnehmern chatten. In Ihrem Chat-Bereich finden Sie unter „Neuen Chat starten“ ein Textfeld, mit dem Sie per Texteingabe nach Teilnehmern/Teilnehmernamen suchen können. Unterhalb des Textfeldes finden Sie die Teilnehmer aufgelistet. Mit Klick auf einen Teilnehmer können Sie einen direkten Einzel-Chat beginnen. Eine Zahl auf rotem Punkt zeigt an, wie viele neue Nachrichten eingegangen sind. Bekommen Sie eine Chat-Nachricht, sehen Sie am Teilnehmer-Namen, von wem sie kommt.

Chat-Sortierung

Egal, ob Gruppen- oder Einzel-Chat ‒ unter „Aktive Chats“ steht der letzte Chat immer oben an erster Stelle, die Nachrichten werden chronologisch sortiert. Alternativ ist die Sortierung „Typ und Namen“ auswählbar. Klicken Sie dazu auf den „Pfeil nach unten/A-Z“-Button. 

An dem „Chat“-Symbol in der unteren Funktionsleiste sehen Sie an einer Zahl, wie viele ungelesene Chat-Nachrichten Sie haben. Klicken Sie auf „Hauptraum“ erscheint nur der Gruppenchat. Klicken Sie auf einen Einzel-Chat, erscheint nur dieser Einzel-Chat. Alle Chats können somit separat voneinander gesteuert werden. Mit Klick auf „Pfeil nach links“ kommen Sie wieder in Ihre Chat-Übersicht.

Chat aktivieren

In Ihren „Einstellungen“ unter dem Bereich „Raum“ können Sie die „Chat“-Funktion für die Teilnehmer aktivieren oder deaktivieren (Gruppen-Chat und Chat mit dem Moderator). Klicken Sie dazu auf den An-/Aus-Schalter bei „Chat“.

Zusätzlich können Sie den Chat zwischen einzelnen Teilnehmern erlauben. Aktivieren Sie dazu in Ihren „Einstellungen“ die Funktion „Chat zwischen einzelnen Teilnehmern“. Der Moderator kann den Chat zwischen Teilnehmern nicht sehen.

Chat in neuem Fenster öffnen

In Ihrem Chat-Feld finden Sie links oben ein Symbol „Zwei Seiten“. Mit Klick auf dieses Symbol öffnet sich ein neues Browserfenster. In diesem separaten Fenster finden Sie nun Ihren kompletten Chat.

Chat-Protokollierung

Die Chat-Nachrichten des Hauptraums können während der laufenden Videokonferenz vom Moderator aufgezeichnet werden. Aktivieren Sie dazu in der Raumkonfiguration vorab die Funktion „Protokollierung Hauptraum-Chat“. Während der laufenden Videokonferenz kann sich der Moderator nun das Chatprotokoll des Hauptraums herunterladen. Im Raum, im seitlichen Chat-Fenster befindet sich dazu ein Button „Chat-Protokoll Hauptraum herunterladen“. Mit Verlassen des Raums wird das Chat-Protokoll gelöscht. Hinweis: Diese Funktion ist je nach Kunde/Nutzer evtl. nicht verfügbar.

Abstimmung

Als Moderator können Sie eine Abstimmung bzw. Schnellumfrage mit den Teilnehmern durchführen. Neben den Teilnehmern kann auch der Moderator an der Abstimmung teilnehmen. 

Abstimmung starten

  1. Klicken Sie dazu in Ihrer unteren Funktionsleiste oder im Menü auf den „Abstimmung“-Button.
  2. Geben Sie Ihre Frage an die Teilnehmer in das Textfeld ein.
  3. Wählen Sie in den Einstellungen:
    1. Abstimmung ohne Namensnennung: (eine anonyme Abstimmung ist standardmäßig voreingestellt) Die Teilnehmer können abstimmen, ohne mit Namen genannt zu werden.
    2. Freie Texteingabe für Teilnehmer: Den Teilnehmern steht bei der Abstimmung zusätzlich ein Feld für freie Texteingabe zur Verfügung.
    3. Antworten in zufälliger Reihenfolge: Die Antwortmöglichkeiten erscheinen in zufälliger Reihenfolge. 
    4. Mehrfachauswahl bei den Antworten: Teilnehmer können mehr als eine Antwortmöglichkeit wählen.
  4. Bestimmen Sie die Antwortmöglichkeit der Teilnehmer:
    1. ja/nein
    2. 1, 2, 3
    3. A, B, C, D
    4. individuell: Hier können Sie beliebig viele Antwortmöglichkeiten selbst formulieren. Mit Klick auf „+“ können Sie eine weitere Antwort hinzufügen. Mit Klick auf das „Mülleimer“-Symbol können Sie die angelegte Antwort entfernen.
  5. Starten Sie die Abstimmung, indem Sie auf den Button „Abstimmung starten“ klicken.

Abstimmung beobachten/auswerten

Es öffnet sich ein neues „Abstimmungs“-Feld mit Informationen zum Verlauf der Abstimmung. Sie sehen:

  • die Zeit, wie lange die Abstimmung läuft.
  • die Anzahl der abgegebene Stimmen im Verhältnis zu den Teilnehmern. Die Anzahl wird auch als Prozentangabe angezeigt.
  • die Antwortmöglichkeiten für den Moderator.
  • wie viele Teilnehmer welche mögliche Antwort gewählt haben und wie viele nicht abgestimmt haben. Zusätzlich wird eine prozentuale Verteilung pro Antwortmöglichkeit angezeigt.
  • welche Teilnehmer welche mögliche Antwort gewählt haben und welche Teilnehmer nicht abgestimmt haben (nicht bei anonymer Abstimmung/ohne Namensnennung).

Abstimmung beenden

Möchten Sie die Abstimmung beenden, klicken Sie auf „Abstimmung beenden“. Wenn alle inkl. Moderator abgestimmt haben, wird die Abstimmung automatisch beendet. Zeit und Ergebnis werden zur Auswertung festgehalten. Mit Klick auf „schließen X“ wird das Abstimmungs-Feld geschlossen.

Abstimmung/Ergebnisse präsentieren

Mit Klick auf „Abstimmung präsentieren“ (bzw. „Ergebnisse präsentieren“ im Bereich „Historie“) wird den Teilnehmern das Ergebnis der Abstimmung angezeigt. Sie können dabei wählen zwischen:

  • Zusammenfassung ohne Namensnennung
  • Mit allen verfügbaren Informationen (es wird den Teilnehmern angezeigt, wer wie abgestimmt hat)

Vorlagen

Unter dem Tab „Vorlagen“ können Sie Abstimmungen auswählen, die Sie vorab in der Raumverwaltung bereits erstellt bzw. vorbereitet haben. Bei Bedarf können Sie diese Vorlagen im Raum dann noch anpassen. Siehe Punkt „Abstimmung in der Raumbearbeitung“

Historie

Unter dem Tab „Historie“ sehen Sie alle bisherigen Abstimmungen einer Videokonferenz aufgelistet. Die Ergebnisse der vergangenen Abstimmungen können hier wieder aufgerufen und präsentiert werden. Mit Verlassen des Raums werden die Abstimmungen gelöscht.

Dateien

Haben Sie Dateien bereits beim Bearbeiten Ihres Raums unter dem Reiter „Dateien“ hochgeladen, können Sie während der Videokonferenz darauf zugreifen und diese den Teilnehmern bei Bedarf per Download zur Verfügung stellen. Damit die Teilnehmer auf die Dateien zugreifen können, müssen die Dateien beim Anlegen eines Raums auf „öffentlich“ gestellt sein. Siehe Punkt „Dateien für Teilnehmer anzeigen“

Im Raum: Wenn Sie in Ihrer Funktionsleiste am unteren Rand auf „Dateien“ klicken, öffnet sich rechts eine Liste mit den hochgeladenen Dateien. Hier sehen Sie die einzelnen Dateien aufgelistet sowie den Hinweis, ob diese gesperrt sind.

Bearbeiten

  • Rechts an jeder Datei befindet sich ein „Drei Punkte“-Symbol. Mit Klick auf dieses Symbol können Sie einzelne Dateien sperren, freigeben oder löschen.
  • Per Klick auf das Kästchen vor jeder Datei können die Dateien markiert werden. Es öffnet sich ein weiteres Funktionsfeld. Hier können Sie die Datei:
    • herunterladen
    • freigeben
    • sperren
    • löschen
    • Auswahl aufheben

Hochladen

Wollen Sie während einer Videokonferenz Dateien hochladen: Klicken Sie auf den Button „Dateien auswählen“ oder fügen Sie die gewünschten Dateien per Drag & Drop hinzu. Mit einem An-/Aus-Schalter können Sie aktivieren, dass neu hochgeladene Dateien nach dem Upload automatisch entsperrt werden.

Neu eingestellte Dateien bekommen den Hinweis „NEU“ und auf Ihrem „Dateien“-Symbol in der Funktionsleiste sehen Sie mit einer Zahl auf rotem Feld, wie viele neue Dateien von Ihnen eingestellt wurden.

Herunterladen

Der Moderator kann die in den Raum hochgeladenen Dateien einzeln herunterladen: per Klick auf die Datei in der Liste oder per Klick auf das „Download“-Symbol hinter jeder Datei. 

Alternativ können die hochgeladenen Dateien auch als komprimierte zip-Datei heruntergeladen werden: Per Klick auf das Kästchen vor jeder Datei können die zum Herunterladen vorgesehenen Dateien markiert werden. Es öffnet sich ein weiteres Funktionsfeld. Mit Klick auf das „Download“-Symbol wird eine zip-Datei erstellt und heruntergeladen. 

Teilnehmer

In Ihren „Einstellungen“ unter dem Bereich „Raum“ können Sie den Dateiaustausch mit „Datei-Download“ aktivieren oder deaktivieren. Deaktiviert: Für die Teilnehmer ist Ihre Dateien-Liste nicht sichtbar.

Ist die Funktion für Teilnehmer aktiviert (in der Raumkonfiguration „Datei-Upload durch Teilnehmer erlauben“ oder im Raum „Einstellungen“), können auch Teilnehmer Dateien im Hauptraum hochladen. Die Dateien sind dann für den Teilnehmer selbst und für den Moderator sichtbar. 

Gruppenräume

Während einer Videokonferenz haben Sie als Moderator die Möglichkeit, Gruppenräume anzulegen und zu verwalten. Dazu müssen Sie die Funktion entweder in der Raumbearbeitung vorab oder im Raum unter „Einstellungen“ > „Raum-Einstellungen“ > „Gruppenräume“ freigegeben haben.

Gruppenräume anlegen

Gruppenräume anlegen

Mit Klick auf den Button „Gruppenräume“ im Menü öffnet sich das Feld „Gruppenräume anlegen“. Hier können Sie die Anzahl der Gruppenräume (min. 2) und die maximale Teilnehmerzahl je Gruppenraum festlegen. Zusätzlich können Sie die Verteilung der Teilnehmer bestimmen:

  • Zufällige, gleichverteilte Zuweisung der Gruppenräume (voreingestellt): Die Teilnehmer werden zunächst automatisch in die Gruppenräume verteilt, können dann aber vom Moderator per Drag-and-Drop in andere Gruppenräume und in den Hauptraum verschoben werden.
  • Moderator weist manuell die Gruppenräume zu: Der Moderator kann in der Gruppenraumverwaltung die einzelnen Teilnehmer per Drag-and-Drop auf die Gruppenräume verteilen. Die Teilnehmer befinden sich zunächst im Hauptraum.
  • Teilnehmer wählen selbstständig die Gruppenräume aus: Der Teilnehmer kann selbstständig einen der angebotenen Gruppenräume auswählen und direkt betreten.

Anschließend können Sie per Klick auf den grünen Button die „Gruppenräume jetzt starten“ oder per Klick auf „Detailkonfiguration“ die Gruppenräume weiter verwalten.  

Gruppenräume starten

Mit Klick auf den grünen Button „Gruppenräume jetzt starten“ öffnen Sie die Gruppenräume. Sie befinden sich weiterhin im Hauptraum. In der unteren Funktionsleiste sehen Sie, dass der Button jetzt „Hauptraum“ heißt. Zusätzlich wird per Zahl in orangenem Kreis die Zahl der aktiven Räume angezeigt. Der „Gruppenraum“-Button in der Funktionsleiste zeigt stets an, in welchem Raum Sie sich befinden.

Gruppenräume verwalten

Mit Klick auf „Gruppenräume“ > „Detailkonfiguration“ öffnet sich die Ansicht „Gruppenräume verwalten“. Sie schließen die Gruppenraumverwaltung mit Klick auf „Schließen“ rechts oben oder auf „Abbrechen“ rechts unten. 

Gruppenräume verwalten

Teilnehmer

In der linken Spalte finden Sie neben dem Moderator auch die Teilnehmer der Videokonferenz aufgelistet. Sie können die Teilnehmer per Drag-and-Drop in die Räume verschieben, die Sie in der mittleren Spalte „Räume“ finden. Die farbliche Zuordnung Teilnehmer und Raum macht deutlich, welcher Teilnehmer sich in welchem Raum befindet. Mit Hilfe eines Suchfeldes können Sie nach Teilnehmernamen suchen. Oben erscheint die Anzahl der Teilnehmer an der Videokonferenz inklusive des Moderators.

Gelangt man über „Detailkonfiguration“ in die Gruppenraumverwaltung, finden sich zwei zusätzliche Funktionen: „Teilnehmer zufällig neu ordnen“ und „Raumordnung auflösen“.

Hinweis: Diese beiden Funktionen stehen nur dann zur Verfügung, wenn die Gruppenräume noch nicht gestartet wurden.  

  • Teilnehmer zufällig neu ordnen: Die Teilnehmer werden per Zufallsprinzip auf die vorhandenen Gruppenräume neu verteilt.
  • Raumordnung auflösen: Die Raumzuordnung in den Gruppenordnung wird aufgelöst, alle Teilnehmer werden zurück in den Hauptraum verschoben.

Gruppenräume

In mittleren Bereich der Gruppenraumverwaltung werden Ihnen die Räume angezeigt: der Hauptraum und alle aktivierten Gruppenräume. Oben erscheint die Anzahl der Räume inklusive des Hauptraums. Die farbliche Zuordnung Raum und Teilnehmer macht deutlich, in welchem Raum sich welche Teilnehmer befinden. Die Anzahl der Teilnehmer und der Dateien wird Ihnen für jeden Raum angezeigt.

  • Raum betreten: Als Moderator können Sie jeden angezeigten Raum per Klick auf den Button „Pfeil nach rechts“ betreten.
  • Teilnehmer hinzufügen: Per Klick auf das Symbol „Person +“ können Sie in jedem Raum Teilnehmer hinzufügen.
  • Teilnehmer verschieben: Sie können die Teilnehmer und sich selbst (Moderator) per Drag-and-Drop einzeln in die angezeigten Räume verschieben.
  • Gruppenräume hinzufügen: Per Klick auf den Button „Gruppenraum hinzufügen“ oder auf das „Pluszeichen“-Symbol rechts oben können Sie weitere Gruppenräume öffnen.
  • Gruppenraum entfernen: Per Klick auf das „Papierkorb“-Symbol können Sie einen Gruppenraum entfernen. Die Teilnehmer dieses Gruppenraums werden dann automatisch in den Hauptraum verschoben. Die Gruppenräume lassen sich bis auf ein Minimum von zwei Gruppenräumen löschen.
  • Dateien hochladen: In der Gruppenraumverwaltung können Sie in jedem Gruppenraum (und auch im Hauptraum) Dateien hochladen. Klicken Sie dazu auf „Dateien“ im jeweiligen Raum. Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicken Sie entweder auf „Dateien auswählen“ oder ziehen Sie per Drag-and-Drop die gewünschte Datei in dieses Feld. Per Schalter können Sie die hochgeladene Datei automatisch freigeben nach dem Hochladen. Die Datei wird Ihnen nun unter „Dateien“ im jeweiligen Raum angezeigt.  
    Die in den Gruppenräumen hochgeladenen Dateien sind in der unteren Funktionsleiste unter „Dateien“ aufgelistet zu finden. Siehe Punkt „Dateien-Austausch“

Einstellungen

In der rechten Spalte der Gruppenraumverwaltung finden Sie den Bereich „Einstellungen“.

  • An erster Stelle wird Ihre gewählte Art der Verteilung angezeigt.
  • Sie können erneut die maximale Teilnehmerzahl je Gruppenraum einstellen.
  • Sie können eine Zeitbegrenzung für die Gruppenräume in Minuten einstellen und diese Zeitbegrenzung wieder entfernen.
  • Sie können folgende Funktionen für die Gruppenräume freischalten:
    • Einstellungen für Teilnehmer: 
      • Mikrofon
      • Webcam
      • Screen-Sharing
      • Whiteboard
    • Gruppenraum-Einstellungen für Teilnehmer:
      • Chat
      • freier Wechsel zwischen Gruppenräumen (Teilnehmer können die Gruppenräume eigenständig wechseln)

Gruppenräume pausieren

Wenn Sie in den „Einstellungen“ der Gruppenraumverwaltung auf „Gruppenräume pausieren“ klicken, werden alle Teilnehmer automatisch in den Hauptraum verschoben. Klicken Sie erneut auf diesen Button, der jetzt „Gruppenräume fortsetzen“ heißt, werden alle Teilnehmer automatisch in die Gruppenräume verschoben, in denen sie zuvor waren.

Gruppenräume beenden

Wenn Sie in den „Einstellungen“ der Gruppenraumverwaltung auf „Gruppenräume beenden“ klicken, werden alle Gruppenräume geschlossen. Die Teilnehmer werden automatisch in den Hauptraum verschoben.

Einstellungen

Mit Klick auf das „Zahnrad“-Symbol in Ihrer unteren Funktionsleiste oder im Menü öffnen sich die „Einstellungen“ auf der rechten Seite. Sie finden eine Unterteilung in „Persönlich“ und „Raum“.

Persönliche Einstellungen:

Im Reiter „Persönlich“ finden Sie die folgenden Einstellungsmöglichkeiten:

  • Eigene Darstellung wählen: Siehe Punkt „Darstellung im Raum“
  • Über den Button „Vollbild-Modus“ können Sie auf Vollbildanzeige umschalten. Mit der Esc-Taste können Sie diese wieder verlassen.
  • Maximale Anzahl Videos pro Seite einstellen: Hier können Sie festlegen, wie viele Teilnehmer/Webcam-Übertragungen Sie in der Konferenzdarstellung pro Seite sehen möchten. Die Seiten können Sie über der unteren Funktionsleiste per „Pfeil rechts“ weiter- und „Pfeil links“ zurückblättern. Für eine bessere Stabilität: Wenn das System erkennt, dass die Performance Ihres Computers für die gleichzeitige Darstellung von 32 Videos nicht ausreicht, wird automatisch die Anzahl der angezeigten Videos reduziert.

    Empfehlung zum Wechsel der Darstellung: Sobald ein sechster Teilnehmer den Raum betritt, erhalten alle Teilnehmer, die für sich die Konferenzdarstellung gewählt haben, eine Benachrichtigung mit der Empfehlung, die die „Sprecher“-Ansicht zu wechseln. Dadurch ergibt sich nicht nur eine bessere Übersichtlichkeit, da nur die Bildschirmübertragung und die relevanten Personen groß dargestellt werden, auch die Ressourcen von Netzwerk und Gerät werden geschont und damit die Verbindungsqualität verbessert.
  • Video-Geräte wählen/Dynamischer Hintergrund: Siehe Punkt „Webcam“, siehe Punkt „Dynamischer Hintergrund“
  • Audio-Geräte wählen/Tonausgabe aktivieren/Push-to-talk aktivieren: Siehe Punkt „Mikrofon“, siehe Punkt „Raumton ausschalten“, siehe Punkt „Push-to-talk“
  • Emoji-Animationen für Teilnehmer aktivieren: Siehe Punkt „Emojis“
  • Benachrichtigungen: Der Moderator kann seine Benachrichtigungen in den Einstellungen verwalten. Die Einstellungen werden lokal auf dem Gerät gespeichert und bei einer späteren Nutzung wiederverwendet.
    • Raum betreten: Hinweis oder Ton
    • Raum verlassen: Hinweis oder Ton
    • Warteraum: Hinweis oder Ton
    • Privater Chat: Ton an/aus
    • Gruppen-Chat: Ton an/aus
    • Hauptraum-Chat: Ton an/aus
    • Hand heben: Ton an/aus
  • Tastenkürzel verwenden: Über diesen Button können Tastenkürzel aktiviert werden, um bestimmte Funktionen einfacher per Tastatur aufrufen zu können. Ist gerade ein Eingabefeld aktiv, kann das Tastenkürzel mit gleichzeitig gedrückter „Alt“-Taste benutzt werden.
    • Mikrofon umschalten: Tastenkürzel „M“
    • Webcam umschalten: „W“
    • Screen-Sharing umschalten: „S“
    • Reaktion senden: „X“
    • Chat öffnen: „C“
    • Einstellungen öffnen: „E“
    • Vollbild-Modus umschalten: „V“
    • Hilfe öffnen: „H“

Raum-Einstellungen:

Im Reiter „Raum“ finden Sie die folgenden Einstellungsmöglichkeiten:

  • Darstellung für Teilnehmer wählen: Sie können hier abweichend von der Standardeinstellung des Raumes die Darstellung der Videokonferenz für die Teilnehmer bestimmen. Siehe Punkt „Darstellung im Raum“
  • Darstellung für Teilnehmer erzwingen: Ist dieser Button aktiviert, können die Teilnehmer die vorgegebene Darstellung nicht verändern. 

Zusätzlich können Sie unter „Einstellungen für Teilnehmer“ verschiedene Optionen aktivieren, so dass diese von den Teilnehmern genutzt werden können:

Einstellungen für Teilnehmer:

  • Webcam
  • Mikrofon
  • Screen-Sharing
  • Whiteboard
  • Chat (im Hauptraum)
  • Chat (zwischen Teilnehmern)
  • Datei-Download
  • Datei-Upload
  • „Hand heben“-Reaktion
  • „Emoji“-Reaktion

Raum-Einstellungen:

Mit den Raum-Einstellungen können Sie Ihren Raum um weitere Funktionalitäten erweitern:

  • Gruppenräume
  • Manuelle Untertitel
  • Automatische Untertitel

Einwahl-Einstellungen Moderator

Als Moderator können Sie Teilnehmer auch während der laufenden Videokonferenz einladen. Über das Menü können Sie den Punkt „Einwahl“ aufrufen.  Siehe Punkt „Einwahl-Einstellungen“

Seitenleiste Darstellung

Werden die Bereiche „Teilnehmer“, „Chat“, „Dateien“ oder „Einstellungen“ geöffnet, und Sie möchten, dass das rechte Seitenmenü nicht die Webcams überlagert, klicken Sie rechts oben auf das „Pin“-Symbol:

  • Seitenleiste anheften: das rechte Seitenmenü überlagert nicht mehr die Webcams
  • Seitenleiste lösen: das rechte Seitenmenü überlagert die Webcams

Nutzerhinweis beim Betreten des Raumes

Beim Betreten des Raumes werden Kameras und Mikrofone nicht automatisch aktiviert. Es öffnet sich kurzzeitig ein Hinweis (Nutzerhinweis), dass Screen-Sharing, Mikrofon und Webcam zu Beginn einer Videokonferenz deaktiviert sind und wo Sie diese Funktionen aktivieren können.

Im Hinweis-Fenster können Sie ein Häkchen bei „Hinweis künftig nicht mehr anzeigen“ setzen, wenn Sie möchten, dass dieser Hinweis in Zukunft nicht mehr erscheint.

Hand heben

Hand heben aktivieren/deaktivieren

Als Moderator können Sie die Funktion „Hand heben“ für die Teilnehmer aktivieren oder deaktivieren.

  1. Klicken Sie dazu auf das „Zahnrad“-Symbol bei „Einstellungen“ in der unteren Funktionsleiste.
  2. Es öffnet sich rechts der Bereich „Einstellungen“.
  3. Unter dem Reiter „Raum“ finden Sie die Einstellungsmöglichkeit „Hand heben“.

Ist die Funktion aktiviert, erscheint bei den Teilnehmern unten links in der Funktionsleiste die Funktion „Reaktion“ und mit Klick auf diesen Button die Option „Hand heben“.

Darstellung Hand gehoben

Sobald ein Teilnehmer seinen Button „Hand heben“ anklickt, erhalten Sie als Moderator in der unteren Funktionsleiste die Meldung „... hat sich gemeldet“ und können darauf reagieren. Mit Klick auf „Hand senken“ neben der Meldung können Sie die Hand des Teilnehmers wieder senken.

Per Klick auf den Hinweis „Hand gehoben“ oder auf den Button „Teilnehmer“ in der unteren  Funktionsleiste öffnet sich rechts der Bereich „Teilnehmer“ mit dem Reiter „Raum“. Hier sehen Sie, welcher Teilnehmer die Hand gehoben hat. Mit Klick auf das „Hand“-Symbol hinter dem betreffenden Teilnehmer können Sie die Hand des Teilnehmers wieder senken. Die Meldung kann auch vom Teilnehmer selbst wieder zurückgezogen werden.

Nur Moderatoren sehen, wenn eine Hand gehoben wird.

Alle Hände senken

Per Klick auf den Button „Alle Hände senken“ im rechten Bereich „Teilnehmer“ können Sie alle gehobenen Hände wieder senken.

Moderator hebt die Hand

Auch der Moderator kann die Hand heben. Weitere Moderatoren können diese Meldung sehen.

  • Klicken Sie dazu auf „Reaktion“ links in der unteren Funktionsleiste und dann auf „Hand heben“. Per Klick auf den Hinweis-Button „Hand wieder senken“ senken Sie Ihre Hand wieder. 
  • Alternativ klicken Sie auf den Button „Teilnehmer“ in der unteren Funktionsleiste und dann auf „Eigene Hand heben“ im rechten Bereich „Teilnehmer“. Per Klick auf den gleichen Button, nun mit „Eigene Hand senken“ beschriftet, senken Sie Ihre Hand wieder.

Emojis

Emojis aktivieren/deaktivieren

Als Moderator können Sie die Funktion „Emojis“ für die Teilnehmer aktivieren oder deaktivieren.

  1. Klicken Sie dazu auf das „Zahnrad“-Symbol bei „Einstellungen“ in der unteren Funktionsleiste.
  2. Es öffnet sich rechts der Bereich „Einstellungen“.
  3. Unter dem Reiter „Raum“ finden Sie die Aktivierungsmöglichkeit „Emojis“.
  4. Unter dem Reiter „Persönlich“ finden Sie im Bereich „Weitere Einstellungen“ die Aktivierungsmöglichkeit „Emoji-Animationen anzeigen“ für animierte (bewegte) Emojis.

Ist die Funktion „Emojis“ aktiviert, erscheint bei den Teilnehmern die Funktion „Reaktion“ in der unteren Funktionsleiste ganz links. Und mit Klick auf diesen Button erscheint die Emoji-Auswahl.

Darstellung Emojis

Sobald ein Teilnehmer einen Emoji anklickt, erscheint der Emoji in der Webcam des Teilnehmers und verschwindet nach ein paar Sekunden automatisch wieder. Alle Moderatoren und Teilnehmer sehen, wenn ein Emoji verwendet wird. Es gibt zwei Darstellungsarten, siehe Punkt „Emojis aktivieren/deaktivieren“:

  • feststehender Emoji
  • animierter/bewegter Emoji 

Warteraum

Mit dem Warteraum kann ein Moderator steuern, wer wann der Videokonferenz beitritt – ausgewählte Teilnehmer oder alle. Sie können den Warteraum bereits bei der Konfiguration des Raumes in den Raumeinstellungen aktivieren oder im Raum, indem Sie:

  1. den Raum vor Beginn der Videokonferenz betreten,
  2. und auf „Teilnehmer“ in der unteren Funktionsleiste klicken.
  3. Es öffnet sich rechts der Bereich „Teilnehmer“.
  4. Klicken Sie auf den Reiter „Warteraum“.
  5. Unter „Zugangssteuerung“ finden Sie den An-/Aus-Schalter „Warteraum aktiv“. 

Ist der Warteraum aktiviert – entweder hier im Raum oder bereits bei der Konfiguration, siehe Punkt „Warteraum aktivieren“ – führt der Teilnehmer-Link zunächst in diesen Raum. Der Teilnehmer bekommt nach der Anmeldung den Hinweis: „Sie befinden sich aktuell im Warteraum. Sie werden automatisch eingelassen, sobald der Moderator den Raum öffnet. Bitte warten Sie.“

Meldet sich ein Teilnehmer an und landet im Warteraum, bekommt der Moderator den Hinweis: „…ist im Warteraum.“ Auf dem Hinweisfeld ist ein Button mit „Zutritt erlauben“ (mit Klick kommt der Teilnehmer in den Raum) und ein Button mit „Kreuz“, um den Hinweis zu entfernen. Der Hinweis verschwindet nach ein einigen Sekunden von allein.

Im Einstellungsbereich „Raum“ sehen Sie unter „Aktuell im Warteraum“ aufgelistet, welche Teilnehmer im Warteraum sind. Mit Klick auf einen Teilnehmer kommt dieser in den Videokonferenz-Raum.

Zusätzlich sehen Sie in der unteren Funktionsleiste bei „Teilnehmer“ den Hinweis „Warteraum ist aktiv“. Und wenn sich Teilnehmer im Warteraum befinden, erscheint hier ein Hinweis mit der Anzahl: „…im Warteraum“.

Im Einstellungsbereich „Raum“ finden Sie zwei weitere Funktionen „Alle Teilnehmer in den Warteraum schicken“ und „Alle Wartenden in den Raum holen“.

Alle Teilnehmer aus dem Raum entfernen

Als Moderator haben Sie die Möglichkeit, mit einem Schritt alle Teilnehmer aus dem Raum einer Videokonferenz zu entfernen.

  1. Klicken Sie auf „Teilnehmer“ in der unteren Funktionsleiste.
  2. Es öffnen sich die „Teilnehmer“ auf der rechten Seite.
  3. Unter dem Reiter „Warteraum“ finden Sie den Button „Alle Teilnehmer aus dem Raum werfen“.
  4. Mit Klick auf den Button „Alle Teilnehmer aus dem Raum werfen“ werden alle Teilnehmer aus dem Raum entfernt.

Hinweis:
Der Button „Alle Teilnehmer aus dem Raum werfen“ ist nur sichtbar, wenn der Warteraum nicht aktiv ist.

Einwahl-Einstellungen

Als Moderator können Sie Teilnehmer auch während der laufenden Videokonferenz einladen. Über das Menü können Sie den Punkt „Einwahl“ aufrufen.  Sie haben zwei Möglichkeiten:

  • Web-Einwahl über Browser oder App: Hier finden Sie die öffentlichen Links für Moderatoren und Teilnehmer. Mit Klick auf „Moderator-Link kopieren“ oder „Teilnehmer-Link kopieren“ wird der Link in Ihrer Zwischenablage gespeichert und Sie können ihn zum Beispiel per E-Mail versenden. Auch Raumnummer, Einwahl-Code und QR-Code werden hier mit ausgegeben. 
  • Telefon-Einwahl über Rufnummer: Hier finden Sie die Informationen zur Telefon-Einwahl über Rufnummer für Moderatoren und Teilnehmer: Telefonnummer, Raumnummer und Einwahl-Code. Mit Klick auf „Einwahldaten kopieren“ werden die Informationen zur Telefon-Einwahl in Ihrer Zwischenablage gespeichert und Sie können diese zum Beispiel per E-Mail versenden.

Tastenkürzel

In den Persönlichen Einstellungen können Sie Tastenkürzel aktivieren, um bestimmte Funktionen einfach per Tastatur aufrufen zu können.

Mit Klick auf das „Zahnrad“-Symbol in Ihrer unteren Funktionsleiste oder im Menü öffnen sich die „Einstellungen“ auf der rechten Seite. Im Reiter „Persönlich“ können Sie den Button „Tastenkürzel verwenden“ aktivieren.

Folgende Tastenkürzel stehen zur Verfügung:

  • Mikrofon umschalten: Tastenkürzel „M“
  • Webcam umschalten: „W“
  • Screen-Sharing umschalten: „S“
  • Reaktion senden: „X“
  • Chat öffnen: „C“
  • Einstellungen öffnen: „E“
  • Vollbild-Modus umschalten: „V“
  • Hilfe öffnen: „H“

Ist gerade ein Eingabefeld aktiv, kann das Tastenkürzel mit gleichzeitig gedrückter „Alt“-Taste benutzt werden.

Hilfe

Benötigen Sie Hilfe bei der Verwaltung oder der Anwendung des Videokonferenz-Systems Visavid, klicken Sie in der unteren Funktionsleiste rechts auf den Button mit „Fragezeichen“-Symbol: „Hilfe“. Es öffnet sich das Feld „Visavid Hilfe“. Hier finden Sie Beschreibungen zu allen Verwaltungs- oder Videokonferenz-Möglichkeiten.

Mit Klick auf den Button „Support“ öffnet sich ein Informationsfeld. Je nach Anforderung wird hier die Telefonnummer der Hotline, die Support-E-Mail-Adresse und ein Link zum Herunterladen der Fernwartungs-Software angezeigt.

Raum verlassen

Möchten Sie den Raum/die Videokonferenz verlassen?

  1. Klicken Sie in der unteren Funktionsleiste rechts auf den Button mit rotem „Pfeil nach rechts“-Symbol: „Raum verlassen“.
  2. Es öffnet sich ein neues Feld mit zwei Optionen.
  3. Mit Klick auf den grauen Button „Raum verlassen“ verlassen Sie den Raum.
  4. Sie gelangen zur Vorschaltseite mit dem Anmeldefeld.

Möchten Sie den Raum für alle beenden?

  1. Klicken Sie in der unteren Funktionsleiste rechts auf den Button mit rotem „Pfeil nach rechts“-Symbol: „Raum verlassen“.
  2. Es öffnet sich ein neues Feld mit zwei Optionen.
  3. Mit Klick auf den roten Button „Raum für alle beenden“ beenden Sie für sich und alle Teilnehmer die Videokonferenz.
  4. Sie gelangen zur Vorschaltseite mit dem Anmeldefeld.
  5. Der Raum wurde gesperrt und kann nicht mehr betreten werden. Sie können den Raum entsperren, wenn Sie in Ihrer Raumverwaltung auf das „Schloss“-Symbol vor dem Raum klicken.

Raum sperren/entsperren

Siehe Punkt „Raum sperren/entsperren“

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